Asana est un outil de gestion du travail pour gérer les tâches et autres travaux au sein d’un groupe de personnes.
En termes plus spécifiques, Asana garde une trace de qui est responsable de quelle tâche et de toutes les informations qui y sont liées, y compris toutes les étapes nécessaires, les dates d’échéance, etc.
Cependant, ne le confondez pas avec une plate-forme de gestion de projet à grande échelle, car elle ne dispose pas d’outils de gestion des ressources, de budgétisation et de suivi des dépenses, ni d’autres fonctionnalités auxquelles vous pourriez vous attendre dans ce type d’application.
Asana, c’est quoi ?
Asana est l’une des meilleures applications pour gérer les tâches, les flux de travail et certains types de projets. Ces dernières années, Asana a ajouté plus de structure et de modèles pour les équipes qui souhaitent plus de conseils dans la configuration et l’utilisation de l’application. Le logiciel est flexible, élégant et peut se plier à votre volonté. Parce qu’Asana est l’une des meilleures applications pour la collaboration et la productivité.
Asana ne se compare pas facilement à d’autres applications de collaboration et de gestion du travail. Néanmoins, si vous l’évaluez en tant qu’outil, vous pouvez également envisager Basecamp, Airtable, Wrike et quelques autres applications.
Décider parmi ces outils est moins une question de savoir lequel est le meilleur et plus de savoir lequel est le mieux pour gérer le type particulier de travail que vous avez et toutes les étapes ou le flux de travail qu’il traverse.
Quel est le prix d’Asana?
Asana propose quatre niveaux de service: Basic (gratuit), Premium (10,99€ par personne et par mois), Business (24,99€ par personne et par mois) et Entreprise (contactez l’entreprise pour obtenir un devis).
Vous bénéficiez d’une réduction si vous payez annuellement. Auparavant, les petites équipes pouvaient bénéficier d’une remise sur la mise à niveau, mais cette offre n’est plus active.
Au début d’Asana, le compte Basic gratuit vous offrait à peu près tout ce que l’application avait à offrir.
Maintenant, le compte gratuit manque quelques fonctionnalités utiles, telles que la vue Chronologie, les tableaux de bord, les champs personnalisés, les formulaires, les règles et les jalons.
Certaines de ces fonctionnalités sont expliquées plus loin dans cet avis. Les comptes gratuits n’obtiennent pas non plus les dates de début, les dépendances de tâches, les jalons, la vue de la progression ou la recherche avancée et les rapports.
Les comptes gratuits disposent de toutes les fonctionnalités de gestion des tâches de base, bien que chaque équipe soit limitée à 1000 tâches.
Le compte gratuit donne encore maintenant une bonne compréhension du fonctionnement d’Asana. Je recommande de l’utiliser pendant au moins quelques semaines avant de passer à un niveau de service payant.
Asana Premium comprend tout dans le compte gratuit ainsi que toutes les fonctionnalités que j’ai mentionnées manquantes.
Il n’y a pas non plus de limite sur le nombre de tâches. Les comptes Premium sont livrés avec des contrôles administratifs, un support prioritaire et la possibilité de créer des équipes et des projets privés.
Asana Business est facturé comme des groupes qui «doivent gérer le travail entre les initiatives». Pensez aux grandes organisations. Avec ce niveau de service, vous obtenez tout dans les portefeuilles Premium plus, les objectifs, la charge de travail, la vérification, les intégrations avec certaines applications autrement restreintes (telles que Salesforce et Adobe CC) et un générateur de règles personnalisées, également parfois appelées automatisations.
Un exemple d’automatisation est le suivant: «Lorsqu’une date d’échéance change, ajoutez automatiquement le responsable d’équipe en tant que suiveur de la tâche».
Les automatisations éliminent les tâches de routine, donc personne n’a à se souvenir de les faire.
L’un des traits importants d’Asana est sa flexibilité, ce qui signifie que vous décidez du type de travail à suivre et comment l’utiliser exactement. Au cours des dernières années, la société a ajouté plus d’options et de modèles pour fournir une structure aux équipes qui ne souhaitent pas une flexibilité totale.
En d’autres termes, les abonnés ont la possibilité d’utiliser Asana de manière totalement unique ou de manière plus guidée selon leurs besoins.
Un autre point de distinction est qu’Asana est conçu pour gérer le travail en cours et certains types de travail basé sur des projets, tandis que les applications de gestion de projet sont conçues spécifiquement pour gérer des projets complexes. Qu’est-ce qui rend les projets «complexes»?
Disons qu’une entreprise construit 50 maisons par an. Une application de gestion de projet peut cartographier chaque étape de la construction pour toutes les maisons afin qu’elles se déroulent dans le bon ordre et que l’équipement et la main-d’œuvre qualifiée soient disponibles au bon moment pour chaque bâtiment.
Les applications de gestion de projet gèrent les calendriers et les ressources de cette manière, et parfois aussi les budgets. Asana ne fait pas tout à fait cela, mais il est apte à gérer des projets moins complexes où la gestion des ressources et des horaires ne fait pas partie intégrante du travail. Quelques exemples sont une campagne de marketing, un lancement de produit ou une collecte de fonds.
Si tout cela semble encore confus, Asana intègre un guide d’aide complet en français, qui comprend des webinaires, des didacticiels.
Asana a une histoire récente de déploiement de nouvelles fonctionnalités majeures au moins une fois par an. L’un des ajouts les plus récents est un onglet Aperçu du projet.
C’est une page de destination avec un résumé des informations pour les projets créés dans Asana. Il montre tous les membres de l’équipe sur le projet et leurs rôles, jalons, documents importants ou fichiers liés au travail, etc.
Avec les intégrations d’applications, vous pouvez également intégrer des vidéos et d’autres types de médias sur la page Présentation.
La charge de travail et les portefeuilles (pour les comptes Business et Enterprise uniquement) sont également des fonctionnalités nouvelles. Les portefeuilles sont similaires aux tableaux de bord en ce sens qu’ils fournissent des statistiques rapides et des mises à jour de progression aux personnes qui ont besoin d’une vue d’ensemble d’un ensemble de travaux.
La charge de travail est une autre vue conçue pour les membres de l’équipe de haut niveau, à savoir les gestionnaires. Cela les aide à voir la répartition du travail pour maintenir l’équilibre des charges de travail.
La structure de base d’Asana
Avant de déployer Asana à tout le monde dans l’organisation, les gestionnaires doivent comprendre comment mettre en œuvre et utiliser l’application. Alors que certains outils de collaboration vantent la simplicité, ce n’est vraiment pas le cas avec Asana.
C’est raisonnablement intuitif, mais chaque équipe doit réfléchir sérieusement aux processus ou au travail qu’elle souhaite suivre avec Asana et à la manière dont elle le fera. Pour certaines équipes, les modèles de projet aident, mais en général, il faut un peu d’essais et d’erreurs pour bien faire les choses.
Lorsque vous créez un compte Asana, vous pouvez rejoindre différents espaces de travail et organisations. Une organisation est un compte Asana qui connecte tout le monde avec le même domaine de messagerie. Un espace de travail est un ensemble de personnes qui travaillent sur quelque chose en commun. Vous pouvez, par exemple, rejoindre l’organisation de votre entreprise et être inclus dans les espaces de travail en fonction de votre département, des comités que vous avez rejoints, des marques sur lesquelles vous travaillez, etc.
Dans un espace de travail, vous et les membres de votre équipe créez des projets, c’est là que vous consignez et suivez le travail, discutez avec des collègues, etc. Comme mentionné, vous pouvez utiliser les modèles Asana comme point de départ, créer votre propre modèle ou partir de zéro.
Applications et expérience utilisateur d’Asana
Asana est disponible sur le Web et en tant qu’application Android et application iOS. Il n’y a pas d’applications de bureau. L’interface Web d’Asana est efficace et réactive, avec suffisamment de couleurs et de design pour la garder intéressante et utile sans paraître trop encombrée.
Il a également quelques surprises, comme des animations de fête qui apparaissent à l’écran de temps en temps, bien que vous puissiez désactiver ces effets supplémentaires s’ils ne vous plaisent pas. Asana inclut également une série de raccourcis clavier appelés Hacks dans sa section des paramètres.
Dans les paramètres de votre profil, vous pouvez ajouter des informations de compte de base; contrôler les notifications; ajuster les préférences d’affichage et les effets visuels susmentionnés; et configurez les intégrations avec d’autres applications telles que Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma et autres. Consultez la liste complète des applications et intégrations prises en charge par Asana.
Sur l’application mobile, vous pouvez faire presque tout ce que vous pouvez faire dans l’application Web, bien qu’en fonction du volume de travail et des commentaires générés par votre équipe, il peut être préférable de regarder Asana sur un écran en taille réelle.
Cela dit, il est tout à fait possible d’être productif à partir d’un téléphone, et j’apprécie que vous puissiez accéder à Asana depuis n’importe où avec une connexion Internet. Lorsque vous travaillez hors ligne sur mobile, des nuages gris indiquent que le contenu n’a pas encore été synchronisé, de sorte qu’aucun de vos collaborateurs ne pourra le voir tant que votre appareil ne se reconnectera pas.
Disposition et caractéristiques principales
Asana est facile à naviguer. Le rail gauche qui affiche votre liste de projets, d’espaces de travail, de rapports, etc. est toujours à portée de main et vous pouvez le réduire pour libérer de l’espace.
La fenêtre principale comporte des onglets en haut pour obtenir différentes vues, telles que la vue d’ensemble, une liste de tâches, une vue du tableau, un calendrier, des messages et des fichiers. Ces options peuvent différer, selon la manière dont votre équipe configure et utilise Asana. Vous pouvez personnaliser votre vue à tout moment ou filtrer et trier les listes de tâches selon divers critères, tels que la date d’échéance ou le destinataire. Cliquer sur une tâche ouvre une fenêtre secondaire à droite qui montre tous ses détails.
Tracking des tâches
Les tâches sont au cœur de tout projet (ou de tout ensemble de travail, même s’il s’agit d’un travail en cours).
Chaque tâche peut avoir des sous-tâches, ainsi qu’un destinataire, une date d’échéance, une date d’échéance récurrente, des pièces jointes, des commentaires, des balises et des abonnés.
Les abonnés reçoivent des mises à jour chaque fois qu’un changement survient dans la tâche. Les commentaires sont particulièrement utiles car ils prennent en charge le formatage de texte enrichi, l’édition après la publication et les mentions @.
Une seule tâche ainsi que toutes ses sous-tâches et personnalisations peuvent devenir un flux de travail. Par exemple, si une tâche commune pour votre équipe est la signature de nouveaux clients, les sous-tâches couvriraient toutes les étapes, telles que la confirmation de l’intérêt du client, l’envoi de tous les documents nécessaires, la réception des documents retournés, leur envoi d’un e-mail de bienvenue, etc. en avant. Différentes personnes peuvent être responsables de chaque étape, et avec Asana, vous pouvez attribuer chaque étape à la personne appropriée et ajouter la date d’échéance correspondante au bon moment.
Il serait utile qu’Asana vous permette de transformer une tâche et toutes ses sous-tâches en un modèle afin que lorsque vous créez une nouvelle tâche dans ce projet, vous l’obteniez par défaut. Ce n’est pas une option, mais il existe une solution de contournement simple qui consiste à créer le modèle souhaité et à l’étiqueter comme tel dans le nom de la tâche, puis à s’assurer que tout le monde en crée un double quand il en a besoin. Il existe un bouton pour dupliquer une tâche, ce qui facilite les choses.
Fonctionnalités supplémentaires
Les balises aident à rendre les tâches plus faciles à rechercher et la fonction de recherche avancée est assez bonne. Les cases à cocher interactives vous permettent de cocher les tâches au fur et à mesure que vous les terminez – et tout aussi facilement les décocher si vous ou un autre membre Asana supprimez quelque chose par erreur. Avec les champs personnalisés, vous pouvez ajouter des détails à une tâche qui est importante pour vous et votre équipe, comme la priorité d’une tâche (faible, moyenne, élevée) ou son état d’avancement (en attente, en cours, en attente d’approbation).
Une autre fonctionnalité utile est la capacité d’Asana à créer des dépendances entre les tâches. Si vous avez la tâche A et la tâche B, et que la tâche B ne peut démarrer qu’une fois la tâche A terminée, vous pouvez ajouter une dépendance entre elles pour exprimer cette relation. Pour visualiser de telles dépendances, un diagramme de Gantt est pratique, ce que vous obtenez avec la chronologie d’Asana. Ici, les utilisateurs peuvent voir chacune de leurs tâches présentées dans un format de diagramme de Gantt.
Les dépendances sont représentées par des lignes entre les tâches et vous pouvez apporter des modifications à votre guise. Les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour voir comment un retard dans une tâche ou une absence prolongée d’un membre de l’équipe peut affecter les dates cibles d’achèvement des tâches sur toute la ligne.
Asana vous permet également d’organiser les tâches de la vue en sections. Bien qu’Asana soit flexible et riche en fonctionnalités, il n’est pas apte aux projets gourmands en graphiques.
La vue Tableau d’Asana est votre meilleur choix car vous pouvez définir des images de couverture pour chaque tâche dans une colonne, mais vous ne disposez pas d’outils de balisage ou d’autres outils de vérification pour collaborer, discuter et afficher les modifications apportées aux fichiers graphiques. Pour les équipes dont le travail tourne autour des graphiques et autres images, il est utile de disposer d’une suite complète d’outils pour ce travail directement dans votre système de gestion du travail.
Quelques exemples sont ProofHub, Smartsheets et Wrike, qui sont toutes des applications de gestion de projet qui offrent un certain type de vérification, de balisage et de discussion pour les images. D’autres applications de collaboration en ligne gèrent spécifiquement la vérification sans être également des applications de gestion de projet, telles que Filestage et InVision.
Confidentialité et sécurité
Asana sécurise les connexions à son site en utilisant au moins le protocole TLS 1.1 et héberge ses données dans «des centres de données audités SSAE 16 sécurisés via Amazon aux États-Unis».
Asana propose également un programme de bug bounty pour divulguer les vulnérabilités du service. La société a réalisé des audits SOC 2 de type I et de type II, ce qui, en bref, signifie qu’un tiers indépendant a validé la sécurité d’Asana et sa capacité à les maintenir.
Comme avec Slack, vous pouvez également vérifier le statut d’Asana via un tableau de bord en ligne.
Au niveau de l’utilisation, Asana vous donne des moyens de garder certaines informations privées des autres sans entraver la collaboration. Vous pouvez garder les projets et les tâches privés pour vous ou privés pour un groupe invité. Vous pouvez également définir des projets afin que les utilisateurs puissent les commenter uniquement et non les modifier, ainsi qu’attribuer un niveau d’autorisation de commentaire uniquement aux membres.
Pour les équipes qui utilisent Asana comme une plate-forme ouverte, il est très important de maintenir le dialogue sur les règles d’engagement pour s’assurer que tout le monde accepte d’utiliser l’application de la même manière, de ne pas écraser le travail de l’autre, etc. Au niveau de l’entreprise, Asana propose des options de sécurité supplémentaires, notamment la possibilité de contrôler quelles applications sont utilisables tout au long de l’intégration, ainsi que des restrictions concernant les personnes pouvant ajouter des invités.
Pour conclure
La conception réfléchie et la flexibilité d’Asana en font une puissante application de gestion des tâches pour de nombreux types de travail en équipe, ainsi que pour la gestion des tâches personnelles.
Son vaste ensemble de fonctionnalités et sa variété de vues de flux de travail sont également louables.
