Au début de l’application ERP, tout le monde est très inspiré. Le groupe de travail enregistre avec diligence toutes les procédures de service importantes et les utilise pour établir les exigences centrales du nouveau service ERP. Les utilisateurs cruciaux conduisent l’optimisation des procédures et tiennent leurs collègues à jour. Et la direction veille à ce que la tâche ERP et l’organisation quotidienne ne s’entremêlent pas.
Mais cette envie d’agir ne dure généralement que jusqu’à la fin de l’application ERP. Après le go-live, l’enthousiasme s’estompe rapidement. De nombreuses entreprises s’attendent à ce que le service ERP s’exécute désormais silencieusement en arrière-plan. En supposant que l’entretien et la maintenance se font également par eux-mêmes.
Ne fournissez pas de potentiel précieux avec ce paramètre, utilisez cependant un système ERP constamment à jour et les avantages associés pour votre entreprise. Voici comment :
- Tenez-vous au courant des avancées technologiques
Les fournisseurs d’ERP développent continuellement leur application logicielle, éliminent les erreurs et en ajoutant de toutes nouvelles fonctionnalités. Cela suggère qu’un système ERP s’améliore continuellement. Chaque petite version apporte des optimisations qui prennent progressivement en charge les procédures de l’entreprise.
En outre, de nombreux fournisseurs de services ERP publient régulièrement une mise à niveau majeure de la variation de version, ce qui élargit l’emplacement de l’application avec de nouvelles fonctions. C’est un point crucial car l’environnement de marché de chaque entreprise est en constante évolution. Cette avancée supplémentaire est généralement révélée par les exigences nouvelles ou modifiées des clients. Le système ERP doit égaler ce développement s’il veut continuer à créer de la valeur ajoutée.
En outre, les versions majeures consistent généralement également en des améliorations de l’interface. Cela augmente la convivialité du système et facilite le travail d’achèvement de l’utilisateur.
- Vous êtes mieux préparé pour les occasions imprévues
Aucune entreprise n’existe dans le vide. Des événements peuvent constamment se produire qui obligent les décideurs à agir à bref délai. Cela inclut, par exemple, les aspects juridiques, politiques, techniques ou sociaux.
Les entreprises qui ont longtemps ignoré leur système ERP sont confrontées à un problème en cas d’imprévu. Votre solution ERP n’est souvent pas à la hauteur des toutes nouvelles exigences et la version actuelle du logiciel manque à un endroit nécessaire
En conséquence, le service informatique doit mettre en place de nombreuses mises à jour en peu de temps, vérifier les changements techniques et tester en conséquence. Bien entendu, cela nécessite des capacités libres pour un tel projet informatique ad-hoc.
Exemple de facteurs juridiques : Le RGPD a choqué de nombreuses entreprises en mai 2018 (malgré la durée de la transition). Selon le règlement, un sujet d’information a le droit de demander la suppression totale de ses données personnelles. Si la base de données n’est pas correctement entretenue, l’entreprise aura du mal à répondre à une telle demande.
Si vous maintenez constamment votre système ERP à jour, vous répartissez l’effort d’entretien dans le temps. Cela évite encore plus d’actions ponctuelles et n’a plus besoin de répondre à des événements inattendus avec des ressources importantes.
- Votre solution ERP reste compatible avec les systèmes informatiques complémentaires
Un système ERP fait généralement partie d’un réseau de différentes solutions logicielles. De nombreuses entreprises ont des systèmes informatiques supplémentaires liés à leur ERP au moyen d’une interface utilisateur.
Tous ces systèmes ont également des correctifs, des mises à jour et des changements de version. Si le système ERP est à la traîne, cela peut entraîner des problèmes de compatibilité, en particulier s’il y a des modifications aux bases de données ou au système d’exploitation. La connexion d’un système tiers ne pouvait plus fonctionner car cela nécessite une exigence particulière qui n’a été ajoutée que dans une nouvelle variante ERP.
Pour cette raison, les mises à jour ERP consistent généralement en des changements d’interface afin que la compatibilité avec les systèmes tiers sont conservés.
- Les points de sécurité offrent aux pirates moins de cibles
Les variantes logicielles obsolètes recèlent toujours un danger majeur pour attaques par des tiers. Plus une vulnérabilité de sécurité est comprise, plus le risque d’attaque est élevé.
Les attaques qui se produisent via le système d’exploitation peuvent causer de gros dommages à l’emplacement ERP.
Un système ERP stocke des informations cruciales. informations sur l’organisation et constitue la base technique de nombreuses procédures d’organisation. La capacité de dommages causés par les ransomwares, le vol d’informations ou les attaques DoS est donc élevée.
Vous devez donc toujours vous assurer d’utiliser les points de sécurité régulièrement et aussi rapidement que possible.
- Vous combinez les compétences ERP de votre groupe
Au cours de l’application ERP, vos employés acquerront une compréhension approfondie de l’application logicielle ERP. La compréhension découverte peut s’estomper à travers des procédures spéciales, qui sont rarement exécutées dans l’organisation quotidienne.
La perte de compréhension à l’échelle de l’entreprise est généralement juste visible lorsque des compétences ERP sont requises – et ensuite est bien trop tard.
Les mises à jour de routine et la maintenance des informations n’ont pas d’impact direct sur la gestion des connaissances d’une entreprise, mais contrebalancent indirectement une perte de compréhension. Maintenir à jour une option ERP n’est pas simplement une tâche pour l’IT. Après chaque mise à jour fonctionnelle, le service concerné doit vérifier si le système ERP est toujours adapté à ses procédures. Sinon, les responsables doivent modifier soit la configuration du logiciel ERP, soit leurs propres procédures.
Cela indique : des mises à jour régulières de l’ERP indiquent que vos employés gèrent le système régulièrement. Cela renforce à son tour les compétences ERP de votre personnel.
- La qualité de vos informations n’atteint pas un niveau crucial
Tout le monde comprend : l’information de base est la base de tout système ERP. La maintenance des données de référence est une partie importante de la maintenance, plus essentielle que certaines mises à jour.
La qualité des informations influence la complexité de la maintenance des données. Plus la base de données comprend d’erreurs, plus les responsables doivent investir du temps dans le rangement.
Un aspect supplémentaire est la génération de données de mouvement. Exemple : L’adresse de livraison de votre consommateur est inexacte. Le client passe une commande et vous fournissez à l’adresse incorrecte. Les marchandises n’arrivent jamais à votre client, les reçus étaient mal imprimés et vous avez un client mécontent.
Du point de vue ERP, les procédures commerciales continues ont lentement produit des données de transaction sales en raison du fait que les données de base était incorrect.
La maintenance constante des données garantit que l’effort d’entretien n’atteint pas un niveau crucial.
Résumé
Il existe de nombreux facteurs de mises à jour irrégulières de l’ERP et de maintenance inadéquate des informations : hiérarchisation incorrecte ou totalement absente de la maintenance du système, effort important dû à des ajustements système non structurés ou à des membres du personnel surchargés, pour n’en appeler que quelques-uns.
Cependant, enterrer la tête dans le sable et négliger complètement les mises à jour de l’ERP n’est pas non plus une solution. Soyez proactif et réfléchissez aux points soulignés ci-dessus, car un système ERP mis à jour et bien entretenu présente de nombreux avantages. Vous comblez les failles de sécurité, augmentez la satisfaction totale des membres du personnel et maximisez votre fiabilité. Et last but not least, vous bénéficiez également de toutes nouvelles fonctions et fonctions, par exemple dans les domaines des modèles de l’IA et de l’Industrie 4.0.
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