Comment créer une analyse de rentabilisation pour un gestionnaire de contenu RFP à temps plein

Comme pour tenter de naviguer sur le canal de Suez dans des vents violents et une mauvaise visibilité, vous pouvez gérer un programme de proposition sans superviseur du contenu de l’appel d’offres, mais cela en vaut-il vraiment la peine? Sans cela, votre procédure de gestion des réactions – et votre flux de revenus – seront en fin de compte obstrués par du matériel inférieur à la moyenne.

Un superviseur de contenu RFP possède la méthode de gestion détaillée du matériel pour l’avancement des propositions de votre organisation. L’individu dans cette fonction interagira avec les professionnels du domaine (PME) et d’autres parties prenantes cruciales de la réaction (par exemple, les superviseurs de proposition, les directeurs des ventes, les responsables de l’assistance, etc.), supprimera la redondance dans votre bibliothèque de réponses, s’assurera que tout le contenu est propre et proposition- prêts, et faites rapport de mois en mois à l’équipe de direction pour l’aider à montrer sa valeur.

Malgré le fait qu’il soit assez évident qu’un superviseur de contenu d’appel d’offres puisse faire tant de choses pour une entreprise, il peut toujours être frustrant pour valider la nécessité d’un avec la haute direction. Espérons que quelques-unes des informations contenues dans cet article vous aideront à changer l’état d’esprit d’une approche « agréable à avoir » à une organisation « indispensable » nécessaire.

Le plus grand avantage

Votre équipe de proposition peut arrêter de partager son temps – actuellement une ressource limitée – entre essayer de réagir aux propositions ET gérer le matériel. Lorsque cette approche de responsabilité partagée est tentée, l’attention de tout le monde est fracturée, et dès qu’une nouvelle proposition est disponible dans la porte, la gestion du matériel s’arrête. La proposition a toujours la priorité sur le matériel dans une situation de responsabilité partagée. Finalement, la confiance dans le matériel sera perdue (avec la soumission), ce qui entraînera une animosité entre les équipes. Imaginez le fait de pointer du doigt si l’Ever Given avait deux capitaines au volant quand il se déplaçait sur le côté.

Le contenu est un point d’inconfort pour toutes les personnes impliquées dans une proposition. La gestion de la structure des balises seule est un travail à plein temps. Avec un superviseur du matériel de demande de propositions à temps plein en place, vous avez une personne désignée dont la responsabilité principale est de convertir le contenu d’un point de difficulté à un différenciateur concurrentiel. Cela permet également au groupe de proposition de réagir aux propositions au fur et à mesure qu’elles franchissent la porte. Il sera du devoir du responsable du matériel RFP de s’interfacer avec l’équipe de proposition en temps réel pour hiérarchiser les séries de questions-réponses entrantes.

Cas de l’organisation: les chiffres

Le facteur que les gestionnaires de contenu RFP sont entouré par une aura «agréable à avoir», c’est parce que la haute direction n’a pas une photo claire de l’opportunité. Il existe de nombreuses façons de faire valoir la valeur qu’un superviseur de matériel d’appel d’offres accordera à votre entreprise.

Les chiffres sont difficiles à argumenter, même pour le directeur financier le plus soucieux de son budget. Un gestionnaire de contenu RFP efficace permettra à tous les groupes qui développent des propositions destinées aux clients avec du «matériel bien rangé», ce qui a permis à Microsoft d’économiser environ 2,4 millions de dollars. Ensuite, il y a l’entreprise qui a doublé son taux de réussite aux appels d’offres après avoir employé un gestionnaire de contenu RFP à plein temps et a constaté que «lorsque toute l’équipe a accès au meilleur matériel disponible, tout le monde est bien mieux.»

De même, examinez le taux de réussite des appels d’offres et le pourcentage de bénéfices pour estimer le nombre d’appels d’offres supplémentaires qui peuvent être complétés avec un gestionnaire de contenu RFP à bord. Une chose à laquelle réfléchir … nous avons constaté que les entreprises dotées d’experts en proposition dédiés – ce que vous aurez lorsque votre tout nouveau gestionnaire de contenu RFP facilitera le superviseur de proposition des tâches de gestion de contenu – ont envoyé près de 3,5 fois plus de réactions en 2020 que celles-ci. sans pour autant. Les autres chiffres de notre étude de recherche qui sont pertinents pour votre analyse de rentabilisation sont les suivants:

• Les entreprises avec un service de demande de propositions désigné sont 32% plus susceptibles d’avoir mis en place des procédures solides pour les petits montants importants (c.-à-d. disposer des outils et du temps nécessaires pour la gestion de contenu).
• 90% des entreprises disposant d’un logiciel de RFP désigné se concentrent sur de petites quantités de contenu pour développer la confiance entre les parties prenantes de la proposition.
• Le taux moyen de réussite des RFP en 2020 était de 45% à une taille d’accord type entre 1 et 3 millions de dollars américains (c’est-à-dire augmentez le nombre de demandes de propositions auxquelles vous répondez, augmentez vos revenus).

Un autre élément essentiel est un matériel d’appel d’offres dédié manager peut réduire de 40 à 50% les paires de questions / réponses dans votre bibliothèque de réponses en éliminant les doublons et en combinant des actions comparables. Une fois, j’ai eu une paire de questions-réponses avec 43 variations de la réponse. Chacun avait son propre goût et personne ne pouvait décider lequel était juste. En fin de compte, je l’ai réduit à 6. Cela fait partie d’un effort de 9 mois pour réduire l’ensemble de la bibliothèque de réponses de 5 600 à 2 200 séries de questions et réponses! Aucune chance qui se produit à temps partiel.

Assurer la pureté de la bibliothèque de réponses aidera votre équipe de proposition à totaliser les RFx plus rapidement et avec plus de précision. J’ai un client qui parle de « densité d’efficacité », indiquant que vous pouvez compléter plus de propositions, plus correctement, dans exactement la même quantité de temps. Il offrira les mêmes avantages aux équipes qui construisent des propositions proactives, telles que les ventes et le soutien aux consommateurs.

Cas d’organisation: être respectueux du temps

Une valeur essentielle offerte par les gestionnaires de matériel RFP est leur capacité à garantir le temps des PME. Votre gestionnaire de contenu ne traitera pas simplement avec vos PME, il établira des relations avec elles et établira un véritable partenariat avec elles. Ils sont autant investis dans le matériel que les PME, et ils souhaiteront collaborer pour réaliser des mises à jour de contenu et des évaluations cycliques.

Imaginons qu’une PME prenne 10 minutes pour examiner une paire de questions-réponses. Si vous leur envoyez exactement la même préoccupation de 14 façons, vous demandez 140 minutes de leur temps. Réduisez cela à 2 ou 3, et vous développerez la confiance des PME dans le contenu et dans le processus de proposition.

Il y a aussi un jeu de chiffres ici. Cela commence par déterminer combien le temps de votre PME vaut à la minute près.

Par exemple, disons que le salaire annuel typique d’une PME est de 100 000 $. Cela se décompose à environ 0,38 USD par minute, ou 3,80 USD par évaluation d’une paire de questions-réponses (en supposant qu’il leur faut 10 minutes pour évaluer). En réduisant leur avis de 14 ensembles à 3 paires, vous économisez 41,80 $.

Maintenant, théorisons que les économies de coûts par rapport à la production annuelle. Une fois qu’un gestionnaire de contenu RFP a réduit la redondance, votre PME n’aura peut-être besoin que d’évaluer que 2 100 ensembles de questions-réponses au lieu de 10 000 – et vous conserverez l’organisation 30 020 $!

Vos chiffres varieront, évidemment, en fonction des revenus de la PME , le temps habituel d’examen des séries de questions-réponses et le nombre d’ensembles qu’une PME examine chaque année. Cependant, cela montre comment vous pouvez réaliser des économies de coûts tangibles sur un superviseur de matériel RFP potentiel à plein temps. Effectuez des exercices comparables pour calculer les économies de dépenses pour les superviseurs de propositions, les vendeurs, les experts du support client et tout autre personnel associé à la génération de propositions.

Cas de service: améliorer le contenu, améliorer les propositions

Évidemment , nous ne pouvons pas oublier le facteur principal que vous voulez un superviseur de matériel RFP: le matériel. Ils seront responsables de la préparation de sa proposition 24/7/365. Cela consiste à:

• S’assurer que le balisage est précis et que la redondance est éliminée.
• Vous garantissez que vous n’avez pas de noms de clients ou d’informations dans votre matériel qui pourraient être envoyés à un client différent (un avantage substantiel pour l’ensemble de l’organisation lorsqu’il s’agit d’éléments tels que le contenu d’entreprise et financier).
• Effectuer des évaluations en gants blancs pour tout le contenu afin que les entrepreneurs de proposition qui l’utilisent (par exemple, proposition, les équipes de vente et de support) peuvent le faire dans un environnement en libre-service sans hésitation.
• Rencontrez régulièrement le groupe de proposition une fois par mois pour reconnaître les espaces et les modifications.
• Identifier le matériel utilisé le plus régulièrement pour lui donner la priorité pour les mises à jour et les évaluations.

Les sous-produits favorables de leur orientation matérielle se répandront dans toute votre organisation. L’intégration sera plus facile car le meilleur matériel sera toujours situé là où il devrait être. La gestion des noms de marque sera plus simple à suivre et à mettre à jour. La haute direction sera plus présente dans la gestion du contenu et des propositions grâce aux rapports mensuels fournis par le gestionnaire de contenu RFP. Par la méthode, vous n’en avez pas besoin pour chaque secteur d’activité, en particulier si vous disposez d’une plate-forme de gestion des réactions comme RFPIO. Le superviseur de contenu de l’appel d’offres peut effectuer des démarches initiales avec plusieurs secteurs d’activité, puis gérer les procédures d’avancement et d’audit du contenu pour chacun d’entre eux!

N’oubliez pas que toute proposition est aussi grande que son contenu. Tous les vernis du monde entier ne peuvent pas dissimuler un contenu peu fiable, mal composé, obsolète ou sans importance. Réagissez à plus d’appels d’offres, gagnez plus d’appels d’offres, gagnez plus de revenus. Le moyen le plus rapide de répondre à davantage d’appels d’offres consiste à ajouter un superviseur de matériel d’appel d’offres à temps plein pour que la machine continue de tourner. Sinon, votre pipeline de développement de proposition pourrait finir par être pris en charge dans la mer Rouge.

Pour obtenir plus d’informations sur la manière de créer votre dossier, consultez mon webinaire complet (répertorié ci-dessous).