Vous êtes-vous déjà découvert en train de courir à la dernière minute pour respecter une échéance critique? Avez-vous déjà terminé les livrables après leur échéance? Ou avez-vous laissé tomber un client parce que vous n’aviez pas assez de temps pour terminer un travail? Si l’une de ces questions vous semble familière, vous avez peut-être été victime de ce que l’on appelle l’erreur de préparation.
L’idée fausse de planification est un phénomène dans lequel vos prévisions sur le temps dont vous aurez besoin pour terminer une tâche sont difficiles. une prédisposition d’optimisme et vous sous-estimez le temps nécessaire. Étant donné que l’exécution des tâches joue une fonction cruciale dans le monde des affaires, la façon dont une organisation gère ses projets reste essentielle à son succès. Alors que l’optimisme est une qualité fantastique pour un entrepreneur, du fait qu’il motive la confiance en soi des clients, des employés et des investisseurs, lorsqu’il s’agit d’estimer le temps qu’il faudra pour mener à bien un projet, des devis optimistes se traduisent par
Le phénomène de fausse conception de la planification a été proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979. Le sophisme de la préparation est une disposition à ne pas tenir compte des informations historiques, et plutôt à prévoir le temps nécessaire pour terminer un travail simplement en construisant le temps nécessaire pour terminer certains éléments de la stratégie. Cette approche interne de la préparation a tendance à entraîner une sous-estimation du temps consacré.
L’erreur de planification est un type spécifique de biais positif dans lequel les individus sous-estiment le temps qu’il faudra pour terminer un projet bien qu’ils soient totalement conscients que des emplois comparables ont en fait pris plus de temps dans le passé. Un aspect intrigant de ce phénomène est que les gens ont à la fois des croyances optimistes concernant le travail particulier et des croyances plus raisonnables qui inquiètent des expériences passées pertinentes. Quand il s’agit de planifier l’avenir, les gens peuvent comprendre le passé et être destinés à le répéter.
J’ai construit plusieurs maisons de spécifications et je ne peux pas garder à l’esprit le moment où le constructeur a terminé la maison. horaire et où il n’y a pas eu de dépassement de charge. Dans tous les cas, le constructeur a décomposé le projet en actions uniques, telles que travaux de chantier, excavation, perçage du pied de page, encadrement, etc. Chaque étape a été désignée comme une estimation de temps et un coût basé sur un taux horaire. Si tout a fonctionné comme sur des roulettes, ils ont peut-être atteint les délais et les coûts, mais ils ne l’ont jamais fait. Inévitablement, il y a eu des blocages déclenchés par la commission du bâtiment, les livraisons, les préoccupations des membres du personnel ou les intempéries. Ces types de retards sont courants avec de nombreuses constructions de maisons, mais ils sont rarement, voire jamais, représentés en raison d’une idée fausse de planification.
Même si chaque retard est peu probable, il y a toujours une probabilité très élevée qu’au moins un ou plusieurs se produiront. Les individus considèrent rarement les hypothèses, c’est pourquoi ils ignorent régulièrement les délais de fin de travail. Une technique encore plus judicieuse pour établir un calendrier pour un projet est de demander «Combien de temps ces types de tâches ont-ils pris dans le passé?»
Votre désir de terminer un projet plus tôt peut vous concentrer davantage sur l’avenir tout en réduisant d’un seul coup votre concentration sur les expériences passées. Le résultat final est des prédictions extrêmement positives.
La tendance à ignorer le temps nécessaire pour terminer une tâche a d’importantes ramifications utiles. Les organisations consacrent beaucoup de temps, d’argent et d’efforts à essayer d’anticiper la durée d’un projet pour se terminer. Des prévisions précises permettent aux entreprises de planifier avec succès et de coordonner des calendriers compliqués. Des devis de temps impraticables peuvent avoir des coûts économiques importants et donc bénéficier d’une attention particulière.
Un facteur qui semble avoir un grand impact sur les devis de temps est de savoir si la planification de projet d’une personne implique ses tâches ou les tâches à effectuer par d’autres. Lorsque vous évaluez le temps qu’il faudrait à quelqu’un d’autre pour terminer sa partie, vous êtes moins vulnérable à sous-estimer son temps d’achèvement. Ceci est dû au fait que nous avons une vision plus externe de l’effort.
Un élément clé de l’idée fausse de la préparation est de prendre une vue intérieure au lieu d’une vue extérieure. Prendre une vue intérieure dans la planification des tâches, c’est se concentrer sur les actions particulières du travail et estimer ce qu’il faudra pour terminer chaque étape. Le point de vue extérieur, en revanche, se concentre sur la tâche en tant que classe de projets et examine la durée des emplois dans cette classe par le passé.
Par exemple, mon fils Josh travaille dans le marché de l’automobile. Lorsqu’il s’agit d’estimer les heures de travail de réparation, l’entreprise dispose d’une base de données. Bien que mon fils ne prenne que 45 minutes pour remplacer un démarreur, la base de données peut l’indiquer comme une heure et demie. La raison en est que le prix du temps de la base de données prend en compte l’historique et prend en compte des choses telles que l’expérience d’un boulon dénudé qui doit être extrait ou l’obtention de pièces incorrectes ou défectueuses qui doivent être désinstallées et retournées. Dans la plupart des cas, mon fils Josh fait le travail en moins de temps que le temps approximatif. Néanmoins, il y a d’autres moments où cela peut prendre beaucoup plus de temps en raison de problèmes qui surviennent au cours de la procédure. C’est ce qu’il suggère de prendre une vue extérieure plutôt qu’une vue intérieure. Utiliser une vue extérieure implique de construire une vue statistique, comme la base de données que l’entreprise de mon enfant utilise pour estimer les temps de travail de réparation en fonction d’une classe de recommandation d’emplois comparables. Changer un démarreur en est un exemple.
Trop d’entrepreneurs se concentrent sur le temps que cela prendra dans des situations idéales et ne réfléchissent pas aux expériences passées appropriées ou aux problèmes potentiels. En outre, des études ont montré que les personnes à qui il est conseillé d’élaborer un plan détaillé pour un emploi font des prévisions plus optimistes que celles qui ne le sont pas. Ces résultats impliquent que les prévisions irréalistes d’un individu sont provoquées par sa propension à se concentrer sur un plan particulier pour une conclusion d’emploi efficace. C’est un facteur qui, lorsque j’examine la stratégie de service d’un client et jette un œil à ses horaires et devis de dépenses, je suggère qu’il les double pour tenir compte de tous les problèmes inattendus qui se produiront plus que probablement tout au long de leur parcours.
Lors de la création d’un devis de projet, la disposition naturelle d’un individu est de définir les étapes spécifiques qu’il prendra pour mener à bien le projet. Le problème avec cette technique est que les événements ne se déroulent généralement pas exactement comme prévu. Offrant le grand nombre d’obstacles potentiels, ils sont plus susceptibles de rencontrer des problèmes imprévus, des retards et des perturbations. Lorsque les gens se concentrent étroitement sur une préparation à la réussite d’une tâche, ils négligent d’autres sources de détails telles que les délais d’exécution précédents, les principales priorités concurrentes et les facteurs qui pourraient retarder leur progression, ce qui pourrait aboutir à des prédictions plus pratiques.
Une stratégie suggérée par les études de recherche sur l’erreur de préparation consiste à relier les expériences précédentes à une préparation spécifique pour une tâche imminente. Plus précisément, avant de générer une estimation de projet, les prévisionnistes sont invités à se rappeler quand ils ont généralement terminé des travaux comparables, puis à expliquer certaines circonstances différentes qui pourraient empêcher le projet d’être terminé à la date d’échéance convenue. Cette procédure empêche les planificateurs de tâches d’ignorer les expériences passées ou de nier la pertinence de ces expériences, et il a été démontré qu’elle élimine le biais positif normal.
2 aspects à garder à l’esprit qui accentuent l’erreur de planification.
- Incentives – Vous vous assurez de terminer quelque chose rapidement car il y a un avantage à terminer rapidement.
- Réseaux sociaux – Vous essayez peut-être d’impressionner un client en effectuant un travail assez rapidement, ce qui vous amène à donner une date d’échéance excessivement optimiste.
Comment éviter le piège des idées fausses de la préparation ? Prenez un point de vue «extérieur» et considérez le temps qu’il vous a fallu la dernière fois pour terminer un travail comparable au lieu de faire de votre devis un ajout facile des étapes impliquées. Pensez au genre d’obstacles auxquels vous avez été confronté dans le passé lorsque vous essayez d’accomplir une tâche comparable. Dans quelle mesure ces défis vous ont-ils fait reculer? Tenez compte de tous les obstacles ou problèmes inattendus que vous pourriez rencontrer au cours du projet. Révélez les petites choses qui semblent exiger du temps dans les premières phases que vous pourriez oublier de considérer. Les spécialistes vous conseillent de réfléchir à un minimum de 3 obstacles potentiels pour chaque tâche avant de décider d’une période. Changez votre technique ou modifiez vos stratégies pour répondre à ces défis.
Quels sont vos plans pour vous débarrasser de l’erreur de préparation?
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