Réunions productives: une responsabilité partagée

L’activité la plus fréquente dans laquelle une équipe s’engage est une conférence et, normalement, les conférences sont bonnes ou mauvaises. Les bons se présentent comme suit:

La réunion est productive avec créativité, énergie, et les gens quittent cette conférence dans un meilleur endroit qu’avant d’arriver ici. Il y a un objectif clair de rassembler les invités et tout le monde participe à la conférence pour atteindre cet objectif. Non seulement ils ont découvert quelque chose de nouveau, mais il y a eu une dispute ou une dispute productive, les invités se sont sentis écoutés et peut-être ont-ils résolu un problème ou ont décidé. Dans l’ensemble, ils ont ressenti un sentiment d’accomplissement et ont hâte de se revoir.

Les mauvaises conférences ressemblent à ceci:

Il n’y a pas d’objectif clair. Il existe un programme, mais c’est une liste de puces qui est trop longue à couvrir en 60 minutes. Si 8 personnes participent, seulement 3 à 4 contribuent. En raison de l’absence d’objectif, la conversation passe d’un sujet à l’autre. Il est courant de quitter la réunion frustré en se sentant comme si c’était une chasse à l’oie sauvage. Les participants se tournent ensuite vers leurs collègues pour se plaindre (et donc perdre plus de temps). Sans aucun doute, une autre conférence est prévue car absolument rien n’a été fixé ou choisi lors de la réunion précédente … et le cycle continue.

Passez-vous la majorité de votre temps dans de bonnes ou de mauvaises conférences?

Il n’y a pas de manque d’informations sur le volume de temps que nous passons (ou gaspillons) dans les conférences et la majorité d’entre nous n’ont pas besoin de confirmer que c’est vrai. Nous en faisons l’expérience de première main. (Cependant si vous êtes quelqu’un qui veut en savoir plus sur le problème: voir ici, ici et ici.)

J’entends souvent blâmer l’organisateur pour une réunion inintéressante ou inefficace. La vérité est que les participants sont également responsables du succès satisfaisant.

Aujourd’hui, nous y arrivons directement et fournissons 5 conseils aux organisateurs de la conférence et 5 conseils aux participants à la conférence. Les conférences productives sont une obligation partagée.

DES ORGANISATEURS SATISFAISANTS

1. Question Besoin : Avant de planifier la conférence, demandez « Est-ce nécessaire? » Si vous réunissez des individus pour simplement partager des informations ou fournir une mise à niveau et qu’il n’y a pas besoin de conversation, envoyez un e-mail. Une quantité importante de temps est gaspillée par les groupes qui se perfectionnent sur les activités de travail. Si les mises à jour sont le seul objectif des conférences, certains groupes en bénéficient davantage en annulant les réunions de mise à jour et en mettant leurs mises à jour dans un e-mail consolidé.

Les groupes avec lesquels je connais et qui font cela acceptent également de lire leur e -mail et enregistrement avec leurs associés s’ils ont des inquiétudes. Beaucoup disent que recevoir un autre e-mail est un compromis intéressant pour annuler 60 minutes de leur calendrier chaque semaine.

2. Spécifiez un objectif clair: Si la conférence est requise, définissez un objectif ou un objectif clair. Il ne suffit pas de dire: «La fonction de cette conférence est de parler de la question xyz». Qu’est-ce qui sera accompli grâce à cette discussion? Un objectif de réunion solide sera orienté vers l’action, comme décider ou résoudre un problème. Cela peut sembler: « Le but de cette réunion est de passer en revue le problème xyz et de déterminer 3 services possibles à vérifier la semaine prochaine. » L’objectif de la conférence est clairement mentionné en haut de l’invitation à la réunion lors de la planification. Cela informe chaque participant de ce qu’il doit être prêt à faire en raison de la conférence.

3. Offrez un programme chronométré: Pour augmenter les possibilités que votre conférence atteigne l’objectif défini, suspendez les sujets de discussion. Passez du temps à analyser le temps requis pour chaque sujet. Ceci est pratique pour les clients afin qu’ils puissent suivre le calendrier. Les gens souhaitent rarement investir plus de temps dans les conférences.

4. Développer des règles de base : alors qu’un ordre du jour montre le contenu de la conférence, les lignes directrices précisent les règles d’engagement, ou exécutent prévu. Par exemple, si la conférence est virtuelle, la vidéo doit-elle être activée ou la vidéo peut-elle être désactivée? Les participants sont-ils capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois ou une attention particulière est-elle requise? Est-ce que tout le monde devrait s’impliquer ou est-il acceptable de s’asseoir et simplement d’écouter? Si vous vous attendez à vous impliquer, écrivez-le dans la ligne directrice. « Veuillez prévoir de participer et de partager vos idées. »

De nombreux groupes ont intérêt à reconnaître ce dont il ne faut pas parler. Chaque équipe a un passé qui a tendance à s’insinuer dans les discussions actuelles qui empêchent le groupe d’avancer. Si cela est vrai pour votre équipe, informez en particulier tout le monde de ce qui ne sera pas discuté lors de la réunion. Les gens vous remercieront probablement pour cette directive.

5. Utiliser les activités de conversation: Faire participer les individus à une réunion est déjà assez difficile. Dans un environnement éloigné, c’est pire. La séparation par écran permet de rester silencieux très facilement. Si la conférence compte plus de 5 à 6 personnes, divisez les personnes en groupes de plus petite taille. Utilisez la technologie en utilisant les espaces de discussion (si vous utilisez le zoom). Attribuez des problèmes de conversation et demandez à de petits groupes de reconnaître quelqu’un à signaler.

Penser / Associer / Partager est une activité efficace pour toute réunion analytique ou décisionnelle. Présentez le problème au grand groupe et offrez du temps à tout le monde pour y croire séparément. Accueillez le silence qui en résulte. Ensuite, associez tout le monde à un collègue. Prévoyez du temps pour une conversation jumelée. Après ce temps suffisant, ouvrez-le pour une discussion en grand groupe.

RENCONTRE DES INDIVIDUS

1. Clarifiez votre fonction: nous avons tous été invités à une conférence et nous ne savons pas pourquoi. Notre fonction n’est pas claire. Après avoir reçu l’accueil, demandez à l’organisateur quel rôle il aimerait que vous jouiez dans la conférence. Vous ne pouvez pas être un participant efficace si vous ne savez pas quel type de contribution l’organisateur souhaite que vous apportiez. S’il n’y a pas d’objectif clair pour votre présence, cela peut être une conférence à refuser et vous auriez de bonnes raisons pour cela.

2. Répondez à l’invitation, soyez ponctuel: ne « no-show » jamais une conférence. Il est déconseillé à ceux qui ont investi du temps dans la préparation et aux autres qui y participent. Acceptez ou refusez la conférence. Décevoir n’est pas une option. Ensuite, montrez-vous à l’heure. Un facteur commun pour une conférence inefficace est un départ tardif ou un départ disjoint dû à des invités arrivant à des moments différents.

3. Suivez les attentes: Si l’organisateur de la conférence a demandé une vidéo ou des travaux préliminaires à vérifier, faites-le. Tout au long de la réunion, participez au contenu et participez de manière à permettre au groupe d’atteindre le résultat attendu.

4. Soyez utile: Aider l’organisateur dans la gestion de la réunion. Parfois, quelqu’un ou quelques élus s’expriment plus que d’autres et surpassent les discussions. Si l’organisateur ne gère pas cela, passez à l’action. Interrompez et dites « Merci pour ce point de vue, Jim. Que pensent les autres? » Vous pouvez également aider à extraire les personnes qui sont restées silencieuses. Dites: « Anne, nous n’avons pas entendu parler de vous. Que pensez-vous? » L’engagement des participants n’est pas la seule fonction de l’organisateur. Le groupe peut se tenir mutuellement responsable de son implication.

5. Restez assis: Ceci est spécifique aux réunions à distance. Empêchez beaucoup de mouvement sur la caméra. Cela détournera les autres participants. Les gens remettront en question ce que vous faites et n’écouteront pas ce qui est partagé. Si vous devez vous lever et bouger, arrêtez votre vidéo et rallumez-la lorsque vous êtes prêt.

Compte tenu du nombre de conférences auxquelles nous assistons, il vaut la peine de consacrer le temps et l’attention de tout le monde réunion aussi efficace que possible. Voici les réunions où l’organisateur et les participants collaborent pour en faire un succès.

Cet article a été initialement publié sur le site du blog Growth Partners Consulting.