jeudi, 18 juillet 2024

18 applications Microsoft Teams pour la collaboration et la gestion de contenu

Crédit : Dreamstime

Des centaines d’applications sont disponibles pour Microsoft Teams qui simplifient la tâche. vous et vos collègues pour travailler sans quitter l’interface Teams. Vous pouvez ajouter une application sous forme d’onglet en haut d’un canal Teams ou d’une discussion de groupe afin qu’elle soit toujours disponible pour vous et vos associés en un seul clic.

Il existe des applications Teams pour chaque objectif professionnel, et même certains personnalisés pour des industries spécifiques. Certaines sont des applications Microsoft, mais beaucoup sont des applications tierces qui intègrent des services populaires dans Groupes.

Dans ce guide, nous présenterons quelques applications Groupes populaires qui vous aident, vous et vos collègues, à collaborer sur des fichiers, des notes. , des projets ou tout autre contenu.

Comment découvrir et ajouter des applications Teams

Ouvrir une chaîne ou une discussion et cliquez sur l’icône (« Inclure un onglet ») à droite des onglets en haut de la fenêtre principale. Sur le panneau qui s’ouvre, vous verrez un certain nombre d’applications recommandées.

Si l’application que vous souhaitez ajouter est actuellement notée ici, cliquez sur son icône. Sinon, tapez le nom de l’application souhaitée dans la zone « Rechercher des applications ». Ou, si vous souhaitez rechercher des applications à ajouter, cliquez plutôt sur Tout voir ou, en bas à droite de ce panneau, sur Obtenir plus d’applications.

Lorsque vous avez sélectionné une application, la plupart du temps, un panneau apparaîtra avec des détails sur l’application. Pour l’inclure, cliquez sur le bouton Inclure. Vous devrez peut-être ensuite inspecter une boîte indiquant que vous consentez aux conditions de l’application. Après cela, vous pourriez voir un panneau qui demande une entrée. Par exemple, si vous incluez un onglet Microsoft OneNote, il vous sera demandé si vous souhaitez créer un nouveau bloc-notes (et lui donner un nom) ou en utiliser un existant. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite. L’application sera ajoutée à la chaîne ou au chat sous forme d’onglet.

Une autre façon de rechercher et d’ajouter des applications consiste à cliquer sur l’icône Applications dans le volet de navigation de gauche de Teams. Vous verrez une liste complète d’applications populaires dans la fenêtre principale, avec des catégories d’applications que vous pouvez parcourir sur le. (Il s’agit de la même interface utilisateur que celle à laquelle vous devez accéder si vous cliquez sur le bouton Obtenir plus d’applications dans les actions ci-dessus.)

À partir de là, les étapes sont essentiellement les mêmes que ci-dessus. — sélectionnez une application, consultez son panneau d’informations, cliquez sur Inclure, et ainsi de suite, sauf que vous devrez choisir une chaîne ou un chat auquel inclure l’application.

Gardez à l’esprit que vous ne pourrez peut-être pas installer toutes les applications que vous voyez. Certaines organisations limitent les applications que leurs utilisateurs peuvent configurer, et certaines applications nécessitent une licence spécifique ou un abonnement à un service tiers.

Pour désinstaller une application : Cliquez sur le en haut de la chaîne ou du chat. Dans le panneau qui s’ouvre, cliquez sur Gérer vos applications en bas. Une page s’ouvrira indiquant les applications ajoutées à cette chaîne ou à ce chat. Cliquez simplement sur l’icône de poubelle à côté de l’application dont vous souhaitez vous débarrasser.

Ou, dans la barre de navigation à gauche de Groupes, cliquez sur l’icône à trois points (« Plus d’applications incluses »). Sur le panneau qui s’ouvre, cliquez avec le bouton droit sur l’icône de l’application que vous souhaitez désinstaller et choisissez Désinstaller. Tous les onglets de cette application seront supprimés du chat ou du canal.

Considérons maintenant les applications suivantes pour commencer.

Applications de collaboration documentaire

Celles-ci Les applications vous aident, vous et vos collègues, à travailler en équipe sur différents types de documents dans Groupes.

Pour les fichiers, les feuilles de calcul et les présentations : Bien qu’ils soient intégrés à Groupes, vous pourrez toujours découvrez que Word, Excel et PowerPoint sont répertoriés comme des applications que vous pouvez ajouter à une discussion ou à une chaîne. Lorsque vous installez l’un d’entre eux, vous créez une fenêtre à onglets de l’application qui révèle un fichier qu’elle contient.

Par exemple, lorsque vous configurez l’application PowerPoint, un panneau s’ouvre à partir duquel vous sélectionnez un fichier PowerPoint qui est conservés dans OneDrive sous votre compte Microsoft 365. Une situation à onglets de PowerPoint sera créée dans le canal ou le chat, avec le fichier PowerPoint que vous avez choisi ouvert. Vous et vos collègues de ce canal ou de ce chat pouvez travailler ensemble sur la feuille de calcul comme vous le feriez lorsque vous utilisez PowerPoint en dehors de Teams.

Si le document que vous désirez est stocké sur votre PC, vous devez le télécharger. cela au départ. Cliquez sur l’onglet Fichiers de la chaîne et choisissez Télécharger pour démarrer ce processus. Ou, dans la barre de navigation à gauche de Teams, cliquez sur l’icône Fichiers. Vers le haut de la page qui s’ouvre dans la fenêtre principale, cliquez sur Télécharger. Une fois le document soumis, suivez les actions ci-dessus pour l’inclure sous forme d’onglet dans votre chaîne ou votre chat.

Vous pouvez également créer un nouveau fichier Word, Excel ou PowerPoint dans Groupes. Toutefois, cela l’action ne crée pas automatiquement un onglet pour cela. Pour développer un nouveau fichier, cliquez sur l’onglet Fichiers de la chaîne ou du chat, puis cliquez sur le bouton Nouveau. Après avoir suivi les actions à l’écran pour créer le document, suivez les actions ci-dessus pour l’inclure sous forme d’onglet dans votre chaîne.

Pour les fichiers PDF : Adobe Acrobat et Foxit PDF Editor Cloud vous permettent, à vous et à vos collègues, de développer, de travailler ensemble et de modifier des PDF dans un onglet Équipes. Le groupe Foxit prépare un démarrage à 129 $ par utilisateur chaque année. (Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant sept jours.) L’application d’Adobe est totalement gratuite. Vous devez payer pour des fonctionnalités premium telles que la suppression et la réorganisation des pages ou l’inclusion de la défense par mot de passe. (Les stratégies d’organisation Adobe Acrobat commencent à 180 $ par utilisateur et par an.) C’est une meilleure offre si vous et vos collègues avez juste besoin d’effectuer de petites modifications de fichiers PDF.

Applications de gestion du matériel

Ces applications vous aident à gérer les documents, ressources multimédias et autres éléments de votre groupe dans Teams.

Si vous et vos collègues travaillez ensemble sur du contenu innovant à l’aide de la suite d’outils Adobe (Illustrator, Photoshop, etc.), installez l’application Adobe Creative Cloud pour que tout le monde puisse interagir dans Groupes sur une illustration ou une autre image.

Microsoft OneDrive et SharePoint jouent un rôle important dans la gestion de contenu dans Groupes. C’est là que vos fichiers sont stockés lorsque vous les soumettez à une chaîne ou à un chat. Il n’existe pas beaucoup de solutions de stockage cloud tierces que vous pouvez utiliser avec Teams en tant qu’application installée, mais Box en est une que vous souhaiterez peut-être envisager. Ce service populaire est en activité depuis près de vingt ans, avec une forte orientation entreprise pendant la majeure partie de cette période. Le fournisseur utilise un forfait gratuit avec 10 Go de stockage ; Les stratégies de groupe payantes commencent à 5 $ par utilisateur et par an.

Applications de prise de notes

Ces applications vous aident, vous et vos collègues, à créer et à collaborer sur des notes et des blocs-notes dans Groupes. Dans une note, vous pouvez rédiger du texte, produire des listes de contrôle, dessiner des diagrammes, insérer des images et des vidéos, stocker des extraits d’informations, etc. Les blocs-notes contiennent une ou plusieurs notes : un excellent moyen de collecter et de stocker du matériel et des informations pour une tâche de groupe.

L’application Microsoft OneNote pour les groupes est préinstallée. Semblable aux applications Excel, PowerPoint et Word, vous choisissez un fichier enregistré dans votre compte Microsoft 365. Dans ce cas, il s’agit d’un fichier de bloc-notes. Vous pouvez choisir d’inclure l’intégralité du bloc-notes, une zone du bloc-notes ou une page dans une zone sous forme d’onglets de OneNote sur lesquels vos collègues peuvent faire équipe ou les consulter. Consultez notre « aide-mémoire Microsoft OneNote » pour plus de détails sur la façon d’utiliser l’outil de prise de notes de Microsoft.

Comme alternative, Evernote a toujours été parmi les applications de prise de notes les plus populaires. Vous pouvez utiliser son application Web gratuitement et dépenser pour des fonctionnalités supplémentaires. (Les forfaits payants commencent à 130 $ par an.) La version Teams est payante mais est accompagnée d’un essai totalement gratuit d’un mois.

Applications de collaboration sur tableau blanc

Ces applications vous aident et vos collègues réfléchissent et élaborent des concepts en groupes. Contrairement aux tableaux blancs physiques, les tableaux blancs numériques fonctionnent indéfiniment, vous pouvez donc vous y référer et y ajouter des éléments au fil du temps. Dans cette méthode, il s’agit d’un fichier évolutif plutôt que d’un outil de brainstorming unique.

L’application Microsoft Whiteboard intégrée s’intègre bien à Teams. (Après avoir cliqué sur l’icône , recherchez « Tableaux blancs Microsoft » pour l’installer dans un onglet.)

Une fonction bienvenue est que vous pouvez partager un tableau blanc à onglets pendant une session. Conférence de groupe ou appel 1:1. Les participants à la réunion peuvent faire équipe sur le tableau blanc en temps réel, et lorsque vous reviendrez ultérieurement à cet onglet dans Teams, toutes les modifications apportées au cours de la réunion existeront. Consultez « 13 idées pour tirer le meilleur parti des tableaux blancs Microsoft » pour plus de détails sur la façon d’utiliser cette fonction et d’autres fonctions du tableau blanc.

Si vous trouvez que l’offre de Microsoft est restreinte (c’est c’est un outil de tableaux blancs relativement fondamental), il existe de nombreuses options remplies de fonctionnalités que vous pouvez configurer dans les groupes. Figma, Miro et Mural sont le trio d’applications de tableaux blancs les mieux notés pour les groupes. Chacune peut être utilisée gratuitement et propose des niveaux payants avec plus de fonctionnalités.

Applications de gestion des tâches

Ces applications vous aident à gérer les tâches avec vos collègues dans Teams.

Comme les tableaux blancs, il s’agit d’une catégorie proposant de nombreuses options. Il est probablement préférable de s’en tenir à des applications largement connues et extrêmement liées à des applications telles que Asana, monday.com, Trello et Wrike. . Les quatre applications vous permettent de créer et de gérer des tâches, d’attribuer et de suivre des tâches, de partager des informations sur le projet et d’obtenir des visualisations globales de vos tâches depuis Teams, simplifiant ainsi votre flux de travail.

Chacune a cependant ses adeptes. votre dernière option (ou plusieurs) pourrait simplement dépendre du ou des outils de gestion de projet que votre entreprise utilise actuellement. Ce qui est excellent, c’est que les quatre applications proposent des forfaits gratuits.

Si vous ou vos collègues ne disposez pas actuellement d’une application d’organisation de tâches préférée, vous souhaiterez peut-être essayer l’offre de Microsoft, Tâches par Planificateur et tâches à faire. Il s’agit d’un outil simple qui utilise des listes de tâches, mais fournit également des graphiques pour vous aider à visualiser l’évolution de vos tâches.

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