Selon Gartner, quatre options principales s’offrent aux responsables juridiques et de la conformité pour faire face à des niveaux sans précédent de changements réglementaires. Ces changements réglementaires sont motivés par une surveillance réglementaire croissante, de nouvelles tensions géopolitiques et le COVID-19 pandémie.
« Le rythme effréné des changements réglementaires en ce moment menace de submerger certaines équipes juridiques et de conformité », a déclaré Nick Sworek, directeur, Conseil au sein du cabinet Gartner Legal, Risk & Compliance. « Alors que les principaux moteurs du changement réglementaire semblent en cours, les responsables juridiques et de la conformité devront trouver un moyen durable de se tenir au courant des exigences que cela imposera à leurs organisations. »
Les experts de Gartner estiment que trois vagues distinctes d’investissements dans le suivi réglementaire ont émergé ces dernières années.
« Au début de la pandémie, les responsables juridiques et de la conformité se sont tournés vers des cabinets d’avocats pour trouver une solution rapide pour suivre la volatilité réglementaire de cette époque », a déclaré Sworek. « En 2021, alors que le rythme du changement ne ralentissait manifestement pas, les responsables juridiques ont commencé à rechercher des options de suivi interne moins coûteuses. Cette année, alors que les équipes juridiques et de conformité découvrent leur « nouvelle normalité », elles considèrent l’investissement technologique comme une stratégie plus durable pour suivre l’évolution réglementaire en cours et soutenir le personnel interne. »
Pour aider les responsables juridiques et responsables de la conformité à comprendre leurs options de suivi des modifications réglementaires, les experts de Gartner ont identifié quatre approches principales qui doivent être évaluées.
1. Cabinets d’avocats
Comme l’illustre la figure 1, face à la volatilité de la réglementation au début de la pandémie, les responsables juridiques et de la conformité se sont tournés vers leurs cabinets d’avocats partenaires pour rester au fait des changements. Il s’agit d’une bonne option, car les cabinets d’avocats ont tendance à avoir une compréhension globale des réglementations applicables à travers la géographie et l’industrie, et n’ont pas besoin d’un long processus d’intégration pour les mettre à niveau.
« Le principal inconvénient du recours à un cabinet d’avocats pour le suivi réglementaire est que cela coûte cher, et ce coût devrait encore augmenter en 2022, car de nombreux cabinets d’avocats sont sur le point d’augmenter leurs tarifs », a déclaré Sworek. « Le facteur coût a conduit de nombreux cabinets juridiques et de conformité à rechercher une approche à long terme plus durable du suivi réglementaire. »
2. ALSP
La deuxième voie de suivi réglementaire consiste à collaborer avec des prestataires de services juridiques alternatifs (ALSP), dont près d’un tiers proposent une forme ou une autre de suivi réglementaire. Les ALSP sont particulièrement utiles lorsque les produits prêts à l’emploi, tels que les outils de veille réglementaire, ne peuvent pas répondre aux besoins de l’organisation.
« Les ALSP sont une option moins chère que les cabinets d’avocats pour le suivi réglementaire, mais ils peuvent ne pas disposer des connaissances institutionnelles nécessaires pour comprendre quels sujets réglementaires sont importants pour les organisations. De plus, le long processus d’intégration associé aux ALSP peut causer des problèmes, en particulier lorsque les organisations ont besoin d’un délai d’exécution rapide pour mettre en place un programme de veille réglementaire », a déclaré Sworek.
3. Personnel interne
Le personnel interne possède des connaissances institutionnelles approfondies et un sens aigu des affaires. Ils comprennent quelles réglementations sont importantes et quels processus et politiques doivent être modifiés ou créés pour répondre aux nouvelles exigences réglementaires. Le recours à du personnel interne élimine également l’intervention de tiers, ce qui permet de mieux contrôler le processus et de garantir la flexibilité pendant les périodes de changements importants.
« Cela semble être une solution idéale, sauf que sans un pool de ressources internes beaucoup plus important que la plupart des fonctions juridiques et de conformité, l’ampleur de la tâche a tendance à surcharger le personnel interne », a déclaré Sworek. « Une étude Gartner de 2021 a montré que plus de la moitié des avocats étaient au moins modérément épuisés depuis la pandémie< /a>, les dirigeants doivent donc évaluer les responsabilités de leur personnel pour s’assurer qu’il s’agit d’une option durable. »
4. Technologie de veille réglementaire
Certains outils fournis par des fournisseurs suivent et notifient automatiquement les modifications réglementaires sans intervention humaine. Grâce à une variété de fonctionnalités, le logiciel de suivi réglementaire vise à automatiser l’aspect du suivi réglementaire en leur permettant de suivre des sujets et/ou des réglementations spécifiques, et en envoyant des notifications lorsque quelque chose change (par exemple, une agence de réglementation ajoute une nouvelle règle à une réglementation existante qu’un l’organisation effectue le suivi).
« Ces outils sont rentables pour de nombreuses organisations et offrent une solution à long terme pour maîtriser la volatilité réglementaire, tout en réduisant la charge du personnel interne. Ils peuvent également ouvrir des opportunités pour déléguer des parties du programme de veille réglementaire aux propriétaires des risques commerciaux », a déclaré Sworek. « Cependant, ces outils nécessitent toujours un humain pour les gérer, et le personnel responsable sera toujours confronté à une charge de travail potentiellement croissante à mesure qu’il intégrera ces outils dans ses flux de travail. »
