Dropbox Exec décrit le parcours du fournisseur dans un monde de travail à distance

Alors que la pandémie de COVID-19 continuait d’augmenter en octobre 2020, de nombreux employés de bureau se sont retrouvés à entrer dans le septième mois de travail à domicile.

Avec des vaccins à l’horizon et des rumeurs (préemptives) selon lesquelles les bureaux commenceraient à reprendre au cours de la nouvelle année, certaines organisations ont choisi de ne jamais retourner dans un environnement de bureau – au moins pas un reconnaissable pour la façon de travailler pré-pandémique.

Dropbox a été parmi les tout premiers à prendre cette décision, révélant le 13 octobre que « à partir d’aujourd’hui, Dropbox devient une première entreprise virtuelle ». Dans un communiqué, l’entreprise a déclaré que « le travail à distance (en dehors d’un lieu de travail) sera la principale expérience pour tous les membres du personnel et la valeur quotidienne par défaut pour un travail spécifique ».

Les bureaux existants ont fermé pour de bon et à leur emplacement, les studios Dropbox ont ouvert pour la coopération et le développement de la communauté. L’utilisation des studios pour le travail en solo était strictement interdite.

Près de 2 ans plus tard, Andy Wison, directeur de produit chez Dropbox, a parlé de l’expérience de devenir une « première entreprise virtuelle » et des leçons Dropbox l’a découvert en cours de route. Cette interview a en fait été modifiée pour plus de longueur et de clarté.

Pourquoi Dropbox a-t-il décidé de devenir une entreprise entièrement distante et comment avez-vous abordé le développement de votre stratégie « virtual first » ?

 » Nous sommes une entreprise qui fabrique des produits qui permettent aux gens de travailler à distance, donc très tôt dans la pandémie, nous avons décidé que nous devions vivre la vérité de notre produit, en travaillant à partir d’un autre endroit et en découvrant qu’est-ce qui s’occupe de nos propres groupes avant de lancer nos articles dans le monde.

«La toute première virtuelle» [le nom Dropbox a fourni sa méthode de travail à distance] était une procédure extrêmement réfléchie. Nous ne nous sommes pas simplement assis et avons dit : « Nous sommes tous éloignés maintenant, continuons comme ça. » Nous avons parlé à de nombreux autres services qui avaient en fait travaillé à partir d’un autre endroit avant la pandémie, leur demandant ce qui avait réussi pour eux, ce qui était difficile, quelles procédures ils avaient mises en place, et à partir de ces discussions, nous avons commencé à construire notre marque -nouvelle stratégie d’entreprise.

 » Pour Dropbox, le virtuel signifie d’abord que notre lieu de travail principal est distant, mais cela ne signifie pas que nous ne nous réunirons jamais. Nous avons changé nos lieux de travail avec des studios afin que les collègues puissent venir ensemble pour faire équipe avec leurs équipes ; néanmoins, il fallait que les gens n’échangent pas l’entrée sur le lieu de travail avec l’entrée dans un studio cinq jours par semaine.

 » Nous ne voulons pas que nos employés disent :  » Je vais rester en studio, le lundi et le mardi de chaque semaine », car cela développe un biais de distance, et nous ne souhaitions pas réduire cet itinéraire. Nous voulions vraiment vivre cette technique de travail à partir d’un autre endroit et comprendre ce que cela signifierait d’avoir des gens qui travaillent n’importe où sur la planète. « 

Lors de l’établissement de votre nouvelle stratégie, pourquoi avez-vous choisi la voie du travail à distance plutôt que d’adopter un modèle hybride ?

 » Au cours de la procédure de développement, beaucoup de différents modèles ont été pesés. Au moment où nous prenions ces décisions, les gens pensaient que nous retournerions peut-être sur le lieu de travail au début de 2021, nous avons donc en fait évalué de nombreuses conceptions de travail différentes avant de choisir le virtuel en premier.

 » Nous Nous avons fini par rejeter l’approche hybride parce que nous ne pensions pas que ce serait finalement équitable pour tous les membres de notre personnel dans les conséquences de la pandémie. Nous avions déjà commencé à étendre géographiquement notre bassin de recrutement et ne voulions pas être limités par « 

Et alors que le monde commençait à sortir de la pandémie, comment la stratégie s’est-elle développée ?

 » Sous le tout premier virtuel se trouve un variété de principes qui définissent la façon dont nous pensons à l’avenir du travail. Parmi ceux-ci se trouve « asynchrone par défaut », le concept étant que si nous voulons que des personnes travaillent à distance, cela ne devrait pas signifier qu’elles passent huit heures par jour sur appels vidéo. Au lieu de cela, chez Dropbox, vous êtes mesuré sur votre sortie et l’effet que vous faites, inst du nombre de conférences auxquelles vous pouvez assister.

 » Cela nous a ensuite amenés à réfléchir au temps que nous devrions consacrer aux conférences, et en conséquence, nous avons déployé quelque chose appelé « heures de partenariat de base ‘ où les employés réservent quatre heures par jour pour être disponibles pour des réunions. Cela implique qu’il y a des moments où vous êtes ouvert pour rencontrer votre équipe ou n’importe qui d’autre dans l’entreprise, mais également que vous avez en fait ces quatre autres heures de la journée pour vous concentrer sur le travail que vous devez faire.

 » Cela signifie-t-il que vous ne feriez pas cela pour rencontrer quelqu’un qui reste dans un fuseau horaire différent ou autre chose ? Absolument pas. C’est à vous de gérer en tant que privé, puisque nous vous déterminons sur l’impact et la sortie que vous faites.

 » Quelque chose comme a-synch par défaut indique également que vous croyez en un façon différente d’utiliser votre temps. C’est une ressource précieuse et nous souhaitons que nos employés découvrent pour la valoriser davantage. Il est également essentiel qu’en tant qu’entreprise, nous essayions de garder le travail humain.

 » Nous voulons pour obtenir cette méthode correcte, cependant, c’est une chose itérative. Nous comprenons qu’en cours de route, nous allons devoir pousser un peu pour mettre les choses sur la bonne voie et nous apprenons encore au fur et à mesure. Je crois que l’essentiel, c’est que si au fond, on a essayé de garder l’humain et de développer un environnement de travail collaboratif extrêmement polyvalent, alors finalement, ça va. « 

Comment le choix d’aller complètement à distance a-t-il été reçu dans l’entreprise ?

 » Avant de faire cette déclaration, nous avons mené des enquêtes dans l’entreprise et nous avons constaté qu’environ 74 % de nos effectifs souhaitaient travailler à distance, pendant une partie ou la plupart de leur temps.

 » Puis, après environ 6 mois de travail à distance, nous avons de nouveau interrogé notre personnel, et ce que nous avons constaté, c’est que les gens aimaient la polyvalence.Nous avons de nouveau dupliqué l’étude à la fin de 2021 et avons constaté qu’au quatrième trimestre de 2021, environ 63% des participants avaient en fait adopté la technique asynchrone par défaut et plus de 80% avaient en fait adopté le noyau heures de coopération.

 » Ce qui était vraiment intéressant, c’est que 72 % ont déclaré qu’ils se sentaient plus efficaces à la suite des changements, ce qui est fantastique, et ce même nombre, 72 %, estimait qu’ils avaient un un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, qui fait partie de ces éléments qui contribuent à rendre le travail plus humain. Nous voulons que nos employés aient une réalité, nous voulons que les gens aient la polyvalence et s’approprient leurs livrables et comment ils équilibrent leur travail.

 » Tout au long de ce parcours, nous avons été absolument à l’écoute de l’entreprise et s’est assuré de leur demander continuellement si c’est ainsi qu’ils souhaitent travailler. « 

Quelles ont été quelques-unes des difficultés que vous avez rencontrées depuis l’adoption de votre tout premier modèle de travail virtuel ?

« Lorsque nous avons initialement déployé le virtuel en octobre 2020, nous étions tous encore dans cet environnement induit par une pandémie plutôt inhabituel, donc à ce moment-là, ce n’était pas si grave changement dû au fait que la majorité des gens étaient encore enfermés et travaillaient à domicile. En conséquence, l’application instantanée de la technique était probablement beaucoup plus simple qu’elle ne l’aurait été autrement.

 » Je voudrais Je ne dis pas qu’il y a eu des obstacles particuliers, mais nous avons dû changer notre façon de penser à beaucoup de choses que nous avions l’habitude de considérer comme données. Par exemple, lors de l’embauche, vous devez commencer à croire différemment puisque tout à coup, vous embauchez de n’importe où.

 » J’ai en fait employé 5 personnes au cours des 6 derniers mois, toutes provenant d’endroits extrêmement divers à travers le monde. . Au début, il a fallu un peu changer d’avis, mais cela indique également que nous avons maintenant un bassin de compétences beaucoup plus large pour recruter.

 » Nous avons mis en place une formation pour aider les superviseurs à travailler avec des talents à distance, formez des équipes à distance et faites en sorte que tous ces tout nouveaux employés virtuels travaillent ensemble et développent des liens, car c’est une expérience vraiment différente lorsque vous avez l’habitude de faire toutes ces choses en personne. Nous avons également organisé des ateliers avec des travailleurs sur la façon de réfléchir essentiellement, comment gérer leur temps, comment gérer les livrables du projet, comment exécuter les heures de collaboration de base d’une manière qui fonctionnerait pour eux.

 » S’ouvrir les studios ont également été une véritable opportunité pour Dropbox ; c’est le prochain chapitre de notre façon d’interagir. Où et quand nous le pouvons, nous avons l’intention de réunir des groupes au moins un quart d’heure dans nos studios permanents ou à la demande .

 » Néanmoins, se réunir en personne sert uniquement à se concentrer sur la création de concepts et à se connecter les uns aux autres, il ne s’agit pas d’utiliser l’espace pour organiser des conférences en personne. C’est en fait crucial pour nous et, par conséquent, nos studios n’ont pas de bureaux puisque ce n’est pas leur fonction. Ils servent à rassembler les gens, à développer des idées, à faire avancer les choses. « 

Quels ont été les plus grands avantages du « virtual-first » ?

 » Cela nous permet de revenir à notre objectif en tant qu’entreprise, qui construit une méthode de travail plus éclairée. Cela nous permet également de vivre nos réalités, car non seulement nous construisons des outils pour les employés distants, mais nous pouvons prouver qu’ils fonctionnent car ils sous-tendent notre propre technique de travail.

 » En ce qui concerne les avantages à nos employés, les personnes travaillant chez Dropbox disent régulièrement qu’ils se sentent plus productifs et ont un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée parce qu’ils peuvent prendre le contrôle de leurs heures de travail et aménager leurs horaires d’une manière qui leur convient, ce qui est si important pour nous.

 » L’autre chose vraiment essentielle que nous avons faite est d’améliorer la protection du temps des gens loin du travail en présentant quelque chose appelé « congés payés débranchés ». Étant donné que nous sommes tous tellement habitués à communiquer via de nombreux outils différents, y compris votre téléphone portable, lorsque vous avez besoin de temps libre, il peut parfois être difficile de vous différencier du travail lorsque vos e-mails sont dans la paume de votre main. .

 » Nous avons introduit quelque chose appelé prise de force débranchée, ce qui signifie que lorsque vous vous inscrivez pour prendre vos vacances, il vous suffit de cocher une case indiquant :  » J’aimerais être débranché « , puis lorsque vos vacances commence, nous désactivons les alertes et détachons tous vos comptes jusqu’à votre retour.

 » Nous essayons vraiment de penser à cet élément de bien-être, car l’un des plus grands défis liés au fait d’avoir une main-d’œuvre distante est en veillant à ce que les membres de votre personnel se détachent correctement. Nous essayons de réfléchir à des idées comme celle-ci pour nous assurer que tous nos employés ont une meilleure expérience de travail et, par conséquent, nous avons vu 1,7 fois plus de personnes postuler pour des tâches chez Dropbox. « 

Quelles sont les leçons les plus importantes que Dropbox a apprises tout au long de cette expérience ?

 » La toute première est que les grandes compétences proviennent vraiment de n’importe où – mais cela indique que vous devez réellement faire l’effort de le trouver et de développer un environnement inclusif pour les employés distants. Si le reste du groupe va être sur le lieu de travail de 9h à 17h, 5 jours par semaine, et que vous employez quelqu’un d’un pays différent, quels contrôles allez-vous mettre en place pour le faire passer pour un valorisé, membre équivalent du groupe ?

 » La deuxième est de penser à la relation personnelle en même temps qu’à la relation de travail. Si un groupe devait se détendre sur une banque de bureaux, ils seraient probablement tous en train de discuter sur ce à quoi ressemblait le week-end ou sur ce qui se passait dans la vie des individus.

 » Dans un environnement éloigné, il ne faut pas perdre de vue cette amitié générale qui se développe sur un lieu de travail. Pensez à la façon dont vous pouvez recréer cela dans un environnement virtuel.

 » Par exemple, nous avons des discussions de café de routine et lors de mes réunions d’équipe hebdomadaires, tout le monde est interrogé sur un grand événement qui se déroule dans sa vie en dehors du travail . Quand les choses sont difficiles, je pense qu’il est vraiment essentiel qu’en tant qu’équipe, nous puissions tous nous mobiliser et aider là où nous le pouvons. Cela aide vraiment à construire un groupe plus soudé.

 » Le 3ème est d’abandonner les réunions inutiles et indésirables. Comme nous faisions du virtuel au départ, nous avons en fait eu cette minute où nous avons tous regardé nos calendriers et pensé : « Quelles sont les réunions qui s’y trouvent qui n’ont vraiment pas besoin d’être des conférences ? » À partir de cette minute, nous avons dû être un peu impitoyables avec nous-mêmes et commencer à nous demander si quelque chose méritait vraiment d’organiser une conférence ou s’il s’agissait plutôt d’une mise à jour asynchrone.

« Ce sont les leçons que j’ai ‘ai découvert, et je pense que le travail virtuel offre une énorme opportunité pour tous ceux qui souhaitent employer de grandes compétences, avoir un meilleur équilibre travail-vie personnelle et faire en sorte que les travailleurs se sentent plus efficaces. Ce sont les véritables avantages que les groupes peuvent obtenir. «