lundi, 5 décembre 2022

L’art de déléguer : 6 conseils pour les responsables informatiques

Crédit : Dreamstime

Pour certains dirigeants, passer le relais est difficile. Il y a une voix dans votre tête qui dit : « Je vais le faire moi-même. Ce sera plus rapide. Ce sera bien. Cette voix vous a aidé à entrer dans votre rôle actuel. Ce sera finalement votre perte.

Selon David Giannetto, PDG de WorkWave, cette voix est souvent forte dans l’esprit des dirigeants parce que vous comprenez que vous pouvez comprendre l’information, voir ce qui nécessite pour arriver ensuite, et faites-le. « Mais à mesure que votre fonction grandit, vous atteindrez un point où ce n’est plus possible », déclare-t-il. « Vous serez submergé. Et lorsque cela se produit, vous avez besoin d’avoir autour de vous des personnes sur lesquelles vous pouvez compter. Vous devez vous entourer de personnes qui ont vraiment gagné votre confiance. »

Ce qui est le obstacle. Si vous ne faites pas confiance, vous n’aurez pas ces personnes autour de vous. Soit ils sont partis chez un autre employeur qui peut leur donner les opportunités de développement que vous n’avez pas pu laisser passer, soit vous n’avez pas donné à votre personnel les moyens de démontrer que vous pouvez lui faire confiance pour grandir.

Déléguer est une capacité vitale que tous les responsables informatiques doivent acquérir. C’est la seule façon de vous en sortir, de construire un excellent groupe et de développer votre département ou votre entreprise. Cependant, cela ne simplifie pas les choses.

Voici quelques indications de responsables informatiques qui ont réellement appris à déléguer même les tâches les plus difficiles dans l’assiette d’un DSI.

Imaginez que vous êtes en fuite

Cela peut sembler être un problème individuel, confier des batailles vit souvent dans l’esprit d’un responsable informatique. Le bon côté ? Vous n’avez besoin de personne pour vous aider à modifier votre état d’esprit envers la délégation. De nombreux responsables informatiques utilisent des techniques psychologiques pour les aider à atteindre un état d’esprit qui facilite le transfert.

 » Beaucoup de responsables ont du mal à faire confiance aux autres pour faire le travail qu’ils ont fait dans le passé », déclare Mike Anderson, CIO mondial chez Netskope.

« Il y a constamment ce sentiment de ‘Je peux le faire plus vite.’ Si vos individus attendent que vous le fassiez, que vous ayez la réponse ou que vous leur disiez ce qu’il faut faire ensuite, vous ne pourrez jamais partir en escapade. »

Alors, il se rappelle que s’il ne ‘t confier, il ne peut jamais partir en vacances sans faire face à des situations d’urgence ou avoir besoin de rester à proximité d’une connexion Web.

« Ce qui m’aide à déléguer, c’est de garder à l’esprit qu’écrire du code signifie qu’il faut garder le code. » dit Tim Panagos, CTO et co-fondateur de Microshare.

 » Donc, je pense au transfert des tâches d’aujourd’hui comme s’il s’agissait vraiment du transfert d’emplois futurs. Cela m’aide à me sentir bien à l’idée d’abandonner certaines des tâches travail actuel. »

Si cela semble impossible, vous pourriez avoir du travail à faire. Mais vous pouvez arriver. Et confier des travaux.

« Je vais chaque année dans un cottage du nord du Michigan avec ma famille », explique Anderson. « Il n’y a pas de signal cellulaire ou d’accès au Web, juste un vieux téléphone fixe que nous appelons le téléphone de la chauve-souris. Mon équipe sait qu’il faut appeler le téléphone de la chauve-souris juste en cas d’urgence. Si je m’adresse à ce téléphone et que j’ai besoin de prendre le internet– je dois conduire jusqu’en ville. Je n’ai jamais entendu le téléphone de la chauve-souris sonner. »

Préparez vos gens

Il viendra un moment où vous aussi vous souhaitez partir en vacances. Ou vous pouvez tomber malade, avoir une situation d’urgence ou finir par être trop occupé à travailler sur un problème de niveau supérieur pour continuer à faire des travaux que vous comprenez que vous devriez abandonner.

Si vous ne vous y êtes pas préparé, vous ne pourrez pas déléguer le moment venu. « Et les personnes qui ne délèguent pas, stressent », déclare Anderson.

La délégation demande de la préparation. Avant de pouvoir confier, vous avez besoin de personnes à qui déléguer.

Si vous sentez que vous n’avez pas ces personnes, la première étape consiste à comprendre pourquoi, déclare Giannetto de WorkWave.

« Évaluez d’abord si vous ne faites pas confiance à vos individus parce que vous n’avez personne de compétent au niveau dont vous avez besoin », dit-il. « Si cela est vrai, vous n’avez pas le bon groupe et vous avez besoin de nouveaux individus. »

Cela pourrait aussi être un piège mental déguisé en problème individuel.

Les dirigeants peuvent hésiter à donner au personnel l’occasion de montrer qu’ils sont dignes de confiance, surtout si une précédente expérience de délégation ne s’est pas bien déroulée, confirmant, dans votre esprit, que vous n’avez pas les personnes idéales . Cela pourrait valoir la peine de revoir cela.

« Se confier, c’est accepter qu’un échec puisse arriver », dit Giannetto. « Si vous ne donnez pas à quelqu’un la liberté d’arrêter de travailler, vous ne lui donnez pas suffisamment de pouvoir pour être en charge de cette tâche. »

Cet « échec » que vous avez vécu peut faire partie d’un savoir procédure.

« La vérité, comme vous le savez si vous êtes habitué à faire des choses compliquées, c’est que vous arrêterez de travailler dix fois et réussirez quand », déclare Panagos de Microshare. « Vous voyez probablement ce chemin de l’échec vers le succès dans le cadre de votre procédure. Cependant, lorsque vous examinez le processus de quelqu’un d’autre, vous pouvez les considérer comme de véritables échecs. »

Et après avoir été témoin de cet échec, vous avez peut-être décidé que vous deviez travailler avec des personnes compétentes et compétentes à ces tâches avant de pouvoir remettre quoi que ce soit dans votre assiette.

« Tout le monde veut travailler avec la personne ayant dix ans d’expérience dans l’utilisation d’un outil ou d’une technologie car ils pensent que c’est la meilleure personne pour obtenir ce travail fait », déclare Anderson de Netskope.

« Mais tout le monde recherche également cet individu. J’informe les individus d’essayer plutôt de trouver les compétences non techniques ou les capacités fondamentales dont une personne a besoin pour être en mesure de découvrir cette nouvelle innovation ou de gérer ce travail. »

Vous avez peut-être déjà cette personne dans votre groupe. Existe-t-il quelqu’un qui a le pouls de l’équipe ou du client, une compétence technique ou un esprit de résolution de problèmes qui pourrait, avec un peu d’aide et de direction, être doué pour ce que vous hésitez à déléguer ?

Commencez par une déclaration de problème

Lorsque vous déterminez cette personne, la façon dont vous gérez la délégation peut avoir un effet considérable sur le succès de cette entreprise. Et cela commence par les tâches vous choisissez de décharger.

« Assurez-vous de ne pas garder toutes les choses sur lesquelles vous souhaitez travailler et de déléguer uniquement les choses que vous ne faites pas », déclare Anderson. « Je vois des dirigeants ne remettre que le tâches ennuyeuses que personne ne souhaite faire. » Cela ne développera pas les capacités de votre groupe et ne vous aidera pas à leur faire confiance.

« Je suis un adepte convaincu que vous devez déléguer la prise de décision roi à la personne la plus proche du problème », déclare Anderson. « Puisque ce sont eux qui disposent des informations les plus pertinentes pour résoudre le problème. »

Ne vous contentez pas de remettre la décision et d’espérer le meilleur. Il existe une technique pour obtenir le résultat souhaité.

« Commencez par une déclaration de problème », explique Anderson. « Commencez par informer les gens : » Voici le problème que nous devons résoudre et voici les garde-fous dans lesquels vous devez le résoudre.  »

Ensuite, faites-leur confiance pour le faire en demandant à revenir avec quelques options afin que vous puissiez choisir ensemble quelle est la bonne voie à suivre. »

Cela donne à la personne qui gère le travail la possibilité l’autonomie et le contrôle nécessaires pour qu’ils s’en approprient et y appliquent leur propre résolution créative de problèmes. Cela garantit également le résultat en vous permettant d’intervenir et d’aider la discussion sur le choix.

Cette procédure aidera cette personne à acquérir votre confiance, à apprendre à prendre des décisions et à devenir, éventuellement, un employé que vous pouvez depend fonctionner de manière plus autonome et avec des choix plus larges.

« Il existe également une méthode incorrecte pour le faire », déclare Anderson. « C’est-à-dire : ‘Je veux que vous utilisiez ce service, que vous l’exécutiez de cette façon et que vous le fassiez dans ce délai.’ Ce n’est pas de la délégation. C’est du commandement et du contrôle. Cela peut donner l’impression de passer le relais parce que vous l’avez mis sur la liste des tâches de quelqu’un d’autre. Mais vous ne lui avez pas donné le pouvoir de résoudre un problème. »

Laissez les individus s’arrêter Travailler pour découvrir

Étant donné que découvrir implique souvent d’échouer plusieurs fois, vous devrez peut-être apprendre à confier les emplois que vous occupez comme cruciaux.

Commencez par transmettre des choses que vous pourriez être plus à l’aise de publier ou qui ne sont pas une crise si elles échouent. Et puis résistez au désir d’intervenir et de conserver le jour où vous voyez l’échec comme imminent.

« Ils disent que le meilleur vendeur ne fait pas le meilleur directeur des ventes », déclare Anderson. « Cette personne prend trop de plaisir dans l’art de la conclusion et ne peut pas supporter de perdre une offre. Elle saute constamment et conserve le représentant. »

Ce n’est pas déléguer.

« Lorsque vous faites cela, les individus découvriront que peu importe ce qu’ils font puisque vous allez vous précipiter et les conserver », déclare Anderson, ajoutant qu’ils finiront également par avoir peur d’échouer.

Il y a aussi un énorme avantage à laisser votre employé apprendre en arrêtant de travailler : lorsqu’il le comprend, il peut résoudre le problème d’une manière différente, voire meilleure, de la façon dont vous l’avez constamment fait.

« C’est ainsi que la variété des idées entre dans les entreprises », déclare Anderson. « Vous pouvez fournir à trois personnes exactement le même problème et elles reviendront avec trois services différents, souvent excellents. Vous pouvez comparer ces trois options et en trouver une qui réunit le meilleur des trois. »

Vous ne pouvez y arriver qu’en vivant avec le processus inconfortable et chronophage de regarder quelqu’un apprendre par essais et erreurs.

« Vous investissez dans vos employés et leur permettez d’étendre « , déclare Panagos. « La majorité des informaticiens aiment résoudre les problèmes. Ils apprécient le respect, peut-être plus que l’argent. La confiance est à la fois une méthode pour proposer aux individus des problèmes difficiles et leur révéler que vous les appréciez suffisamment pour leur permettre d’essayer de les résoudre. »

Il s’est avéré, pour Panagos, qu’en confiant, il pouvait également tirer profit de son groupe. « J’ai découvert qu’ils avaient une expression pour les choses que je ferais », dit-il.

« Ils l’appelaient » MITing it « puisque c’était mon alma mater. Ils disaient: » Tim MITing it this one! ‘ Dès que j’ai réalisé qu’ils avaient un mot pour la méthode, je complique les choses, cela m’a offert l’auto-questionnement pour me demander : « Est-ce que je sur-concevoir ? Pourrais-je faire cela plus facilement, plus rapidement et plus rapidement ? »

Pensez à passer le relais deux fois

Lors de la constitution d’un groupe en qui vous avez suffisamment confiance pour passer le relais tâches cruciales, la redondance est sage. Cela semble coûteux à l’avance, mais cela peut donner de meilleurs résultats – et une meilleure structure d’équipe – de confier exactement le même travail à plus d’une personne.

« Répartissez un peu vos risques », déclare Panagos. « Concrètement si vous avez un travail hors norme qui sera difficile à faire mais que vous pensez qu’à terme, ce serait beaucoup mieux si d’autres personnes comprenaient comment le faire. La première fois que vous le confiez, offrez-le à plus d’une personne. « 

Cela peut sembler inefficace. Mais c’est un investissement financier dans la production de la capacité de déléguer, qui en vaut finalement la peine. Cela montrera à votre groupe que vous investissez dans la croissance de son rôle. Cela maximisera également un gros goulot d’étranglement qui pourrait freiner votre productivité.

« Le temps du leader est la chose la plus importante qui soit la plus rare », dit-il. « Ce n’est pas la seule chose limitée, mais c’est souvent un limiteur, surtout si vous êtes un leader qui a l’habitude de garder tout pour vous. Confier le travail à deux personnes est probablement une meilleure utilisation du temps, sur le plan organisationnel, qu’à un seul. faites passer n’importe quoi par l’intermédiaire d’une seule personne. »

Crowdsourcez des emplois et des formations complexes

Souvent, vous êtes confronté à un travail qui semble, à première vue, trop crucial pour être confié . Cependant, au fur et à mesure que vous vous sentirez plus à l’aise pour passer le relais, vous constaterez peut-être le pouvoir du crowdsourcing.

« En tant que leader, on peut vous proposer un objectif de réduction des coûts », déclare Anderson, à titre d’exemple. « On vous dit que j’exige que vous appliquiez une stratégie de réduction des coûts et de réorganisation. De nombreux dirigeants décideront de s’approprier cette tâche car elle a un impact sur les moyens de subsistance des individus. Ce que j’ai fait, c’est aller voir mes dirigeants et leur dire : « Voici notre défi ». . Je souhaite que chacun de vous revienne avec des choix.' »

Au moins, vous existerez avec une myriade de concepts, dont un certain nombre que vous n’aurez peut-être pas créés par vous-même.

Cette technique peut même fonctionner avec le travail de délégation. Peut-être avez-vous quelqu’un avec un ensemble de compétences dans votre équipe. Plutôt que de dépendre d’une personne pour tout ce qui concerne cette capacité, confiez-vous la tâche de diffuser ces connaissances.

« Par exemple, les responsables informatiques n’ont pas toujours un sens aigu des finances, mais j’avais un personne de mon équipe qui avait de solides compétences en P & L. Je pourrais leur déléguer n’importe quoi d’argent », déclare Anderson. « Cependant, je souhaitais que tous mes dirigeants pensent à gérer leur partie de l’entreprise comme une entreprise. J’ai donc demandé à ce dirigeant de développer cette compétence dans le groupe. »

Confier, c’est comme beaucoup de choses complexes. Plus vous le ferez et plus vous échouerez, mieux vous vous améliorerez. « Plus vous exercez ce muscle, plus il devient fort et moins il devient angoissant », déclare Panagos. « Lorsque vous avez un peu baissé l’instinct, cela vient plus naturellement. »

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