En moins de quatre mois, l’APEC 2201 est passé au virtuel, avec l’aide de partenaires informatiques clés.
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Avec de nombreux engagés pour soutenir une conférence dans le monde réel, le banc de partenaires TIC de l’APEC 2021 s’est vu lancer une balle courbe sous la forme du Pandémie de COVID-19.
Eux, la fonction publique élargie et le gouvernement ont dû faire appel à toute leur agilité et leur innovation pour pivoter et rendre virtuelle la conférence mondiale dans un délai serré. Cela signifiait gérer le changement à travers des centaines de réunions et d’événements virtuels couvrant 21 économies dans 11 fuseaux horaires différents.
En plus de saluer le soutien de ses collègues de la fonction publique, le directeur de la technologie de l’APEC 2021, Stuart Gregory, a récemment cité les contributions de l’agence de technologie événementielle, d’innovation numérique et d’activation basée à Auckland Satellite. Il a également signalé les principales sociétés de télécommunications cotées en bourse Spark et son activité de services TIC CCL, qui ont fourni ensemble une plate-forme d’enregistrement et de réunion virtuelle entièrement intégrée, basée sur Amazon Web Services (AWS), Microsoft Teams et Microsoft Azure AD.
« Organiser une année entière de réunions de l’APEC est compliqué, et cela inclut de nombreuses exigences uniques spécifiques à l’APEC », a déclaré Gregory. « L’organisation a de nombreuses conventions et structures de travail que nous devions reproduire dans un environnement virtuel. »
Pour l’assurance externe, Gregory et son équipe ont recruté Tenzing, désormais propriété du géant indien Tech Mahindr, Qual IT et un groupe d’experts en sécurité informatique : InPhySec Security, Aura Information Security et SEQA.
Sécurité stricte
« Il existe des exigences de sécurité très strictes », a déclaré Gregory. « Bien que tout le contenu de la réunion ne soit pas classifié, il est « confidentiel » et donc les choses qui sont discutées entre les membres sont gardées confidentielles pour les membres. »
Crédit : fourni < /span>Même si toutes ces exigences étaient remplies, les responsables locaux souhaitaient conserver la cadence d’une réunion en personne.
Enfin, le spécialiste de la gestion d’événements Uno Loco s’est assuré que le tout se déroule comme prévu et qu’il a fière allure
« Sous-jacent à tout cela, il y avait un ensemble robuste de plates-formes et de technologies que mon équipe et moi étions responsables de la conception, de la construction et de la sécurisation », a déclaré Gregory.
La planification de l’événement, qui offre une puissante plate-forme marketing pour le pays hôte, a démarré en 2017 avec des appels d’offres pour les systèmes et technologies d’assistance. En novembre 2019, deux mois avant l’annonce de l’émergence d’un nouveau virus coronavirus à Wuhan, en Chine, l’équipe de l’APEC a mis sur le marché une plate-forme de collaboration et des services de diffusion.
La planification d’un événement réel s’est poursuivie jusqu’à moins de quatre mois à compter de la date d’ouverture de la conférence au début du mois. Les aspects liés à la technologie et à la plate-forme de l’événement physique prévu étaient en grande partie terminés.
Pour apporter une certitude face aux restrictions de voyage liées à la pandémie, les responsables de l’APEC ont opté pour la livraison virtuelle le 30 juin. Cependant, en tant que premier forum virtuel de l’APEC, il n’y avait pas de modèle. L’objectif devait changer rapidement afin que les leaders mondiaux, les leaders d’opinion et les autres participants puissent interagir et mener leurs réunions en collaboration, quelle que soit la distance qui les sépare.
Test, test, test
La société d’assurance qualité néo-zélandaise Qual IT, par exemple, a été initialement engagée pour effectuer des tests d’assurance qualité à travers Les plateformes de l’APEC pour s’assurer qu’elles étaient prêtes pour plusieurs événements en personne tout au long de l’année de l’APEC.
Il a dû s’adapter rapidement et jouer le gardien de but, garantissant que la nouvelle technologie requise pour soutenir le forum en ligne serait adaptée à l’objectif. Cela impliquait de tester minutieusement le portail d’inscription des délégués et le service de vidéoconférence pour s’assurer qu’ils fonctionneraient pour chaque participant.
Les tests de Qual IT ont permis de garantir que les systèmes à utiliser fonctionnaient sur différents ordinateurs portables et systèmes d’exploitation, fonctionneraient dans différentes régions et fuseaux horaires à travers le monde, et offriraient finalement un forum APEC virtuel aussi fluide que possible à des milliers de participants.< /p>
« La pandémie a vraiment bouleversé le modèle de livraison », a déclaré John Campbell, directeur général de la région centrale de Qual IT.
Cheryl McCullagh, responsable principale des tests, a déclaré que six mois de travail avaient été réduits en 12 semaines. Des lignes de communication claires, une compréhension des défis et un travail collaboratif avec les partenaires étaient essentiels.
« Nous nous sommes concentrés sur le test de l’expérience de l’utilisateur final et sur la transparence pour tous les participants », a-t-elle déclaré. « Il s’agit d’un événement phare sur la scène mondiale pour la Nouvelle-Zélande, il était donc essentiel qu’il se déroule sans heurts. »
Amélioration et développement
En plus de fournir une connectivité, Spark devait faire appel à Microsoft pour peaufiner Microsoft Teams, la plate-forme de réunion principale, afin de répondre aux besoins de l’APEC.
« Notre équipe CCL a ensuite apporté son expertise pour personnaliser le produit et les processus afin qu’ils s’adaptent aux conventions requises par une réunion diplomatique » » Grant McBeath, directeur de la clientèle dit Newsroom.
Même se procurer l’équipement nécessaire pour les salles de réunion de l’APEC n’était pas une tâche facile en raison des chaînes d’approvisionnement mondiales perturbées. Un support technique sur site devait également être fourni pour travailler avec l’équipe technique de l’APEC.
Une configuration audio personnalisée a également dû être développée afin que les différents officiels puissent intervenir selon les besoins.
Le portail d’inscription de l’APEC a également été intégré à la plate-forme Microsoft Teams pour s’assurer que tout le monde était bien celui qu’il prétendait être et où il était censé et autorisé à se trouver.
À la maison, avec des fermetures nationales et locales en vigueur, les délégués néo-zélandais devaient être configurés pour assister aux réunions depuis leur domicile. Plus d’une vingtaine d’employés de Spark ont travaillé toute la nuit pour résoudre les problèmes techniques.
La secrétaire adjointe de l’APEC Nouvelle-Zélande, Andrea Smith, a déclaré que si COVID-19 obligeait tout le monde à changer ses plans, l’année hôte virtuelle a montré que le travail de l’APEC pouvait se poursuivre même en cas de crise.
« Nous savions que ce serait un défi, mais toute l’équipe de l’APEC s’est concentrée sur la réussite de ce projet », a déclaré Smith.
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