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Après 20 ans d’utilisation et de personnalisation de la suite E-Business d’Oracle sur site, l’Université de Victoria est en fait passée à l’ERP cloud d’Oracle.
En 2020, la mise à jour des correctifs cruciaux devenait un problème permanent, a expliqué Grant Gullery, responsable des systèmes d’information de gestion financière à l’université.
« Chaque fois que nous avions besoin de faire un patch, cela nécessitait une interruption majeure et une durée de dépistage considérable », a-t-il déclaré.
Un autre grand moteur de la migration vers le cloud était les dépenses continues des installations.
Alors que Gullery avait déjà sous-traité la gestion des serveurs Oracle de l’Université à des administrateurs de bases de données externes, l’action suivante consistait à se débarrasser complètement de ce coût.
« Ce matériel approchait de la fin de sa vie, il était donc logique d’investir dans un modèle de service à plus long terme au lieu d’investir de l’argent dans de nouveaux sur site », a-t-il déclaré.
Le passage à un ERP basé sur le cloud a permis à l’université de passer de la gestion et de la maintenance de l’innovation à sa consommation en tant que service. Désormais, il bénéficie automatiquement de toutes nouvelles fonctions et améliorations tous les trimestres.
« Nous souhaitions améliorer l’équation coûts-avantages », a déclaré Gullery. « L’entretien continu des solutions sur site où vous n’êtes qu’aussi excellent que la dernière mise à niveau majeure a nui à l’efficacité. «
Actions DXC en place
Après s’être en fait associée à DXC Technology sur une application Oracle Business Efficiency Management (EPM) en 2020, l’université a de nouveau fait appel à l’entreprise pour l’exécution de l’ERP.
« DXC a une compétence particulière au niveau universitaire », a déclaré Gullery. » Ils ont réussi la mise en œuvre de l’EPM, nous avons donc actuellement une excellente relation de travail. «
Passer à une application ERP de location publique depuis sur site avec 20 ans de modifications était une chance et une difficulté, a déclaré Gullery. .
« Nous avons explicitement décidé d’empêcher toute extension de code à l’application SaaS », a-t-il expliqué. » Cela a nécessité de supprimer certaines de nos personnalisations et d’utiliser la fonctionnalité de base d’Oracle Cloud.
Cela a permis à l’équipe de réévaluer la manière dont les procédures étaient exécutées et d’en standardiser davantage. La polyvalence de configuration d’Oracle Cloud ERP a ensuite aidé à gérer tout espaces entre les deux systèmes.
Une autre source d’inspiration pour le passage au cloud de l’université était le désir de changer et d’automatiser la façon dont elle gérait les procédures monétaires de base.
« Nous voulons inculquer de nouvelles valeurs en s’éloigner de l’exécution manuelle et laborieuse de, par exemple, les rapprochements financiers de fin de mois, au point où nos professionnels de la comptabilité peuvent gérer par exception « , a déclaré Gullery.
Dans le cadre de cette tâche, l’Université a également exécuté Oracle Procurement and Project Portfolio Management (PPM), ce qui représentait un gain significatif par rapport à ce que l’Université avait dans le passé.
La gestion des subventions de recherche était également une activité essentielle, qui impliquait également un système traditionnel . Avec un les universitaires recevant en permanence des fonds pour leurs études de recherche internes et externes, la gestion des subventions était un domaine complexe avec des budgets, du temps et des dépenses nécessitant un suivi précis.
« Avec la toute nouvelle solution, plus d’informations sont facilement disponibles en une seule lieu. Nous ne passons pas beaucoup de temps à contrôler et à réparer les données entre les systèmes », a déclaré Gullery.
Une procédure nécessite désormais une gestion active uniquement lorsqu’une exception se produit.
« Nous avons eu plusieurs personnalisations dans notre système de financement traditionnel pour extraire les rapports dont nous avions besoin et gérer la procédure de demande de subventions », a déclaré Gullery.
« Nous ne voulions pas dupliquer cette complexité dans la nouvelle option. Nous ne voulions pas non plus supporter les dépenses de licences d’utilisation complètes, qui, en tant que superviseurs de tâches, attireraient chaque universitaire gérant une subvention. »
Diviser les procédures de subventions
L’Université a fait appel à des analystes commerciaux externes pour aider à rationaliser la procédure de subventions et à évaluer la meilleure façon d’extraire des informations transactionnelles du système de financement.
L’équipe de mise en œuvre a reproduit avec succès les informations monétaires nécessaires aux universitaires en utilisant Oracle Transactional Service Intelligence (OTBI) pour extraire des informations en temps réel fournies via des panneaux de contrôle conviviaux.
Diviser la procédure de demande de subvention implique que l’Université Victoria utilise désormais le système financier simplement pour ce qu’il est signifiait.
La migration des combinaisons existantes vers l’application SaaS a été l’un des points forts du projet, modifiant les intégrations de la base de données du manuel avec des liens plus automatisés et en temps réel entre les systèmes commerciaux critiques .
Le portail de paiement des étudiants pour l’hébergement et les frais de scolarité en est un bon exemple.
« Avant le nouvel ERP, nous n’avions aucune combinaison à part un rapport à partir duquel nous faisions une entrée de journal dans le système ERP », a expliqué Gullery.
» Maintenant, nous avons l’intégration d’informations diverses sur les factures directement dans les créances. «
Avoir un système de financement était quelque chose, a déclaré Gullery, mais dans une université, il fallait parler à beaucoup d’autres applications expertes.
Avec la réussite, Gullery a déclaré que l’université disposait d’une « sainte trinité » d’applications Oracle compatibles avec le cloud. Il s’agit d’Oracle Cloud HCM pour la gestion du personnel, d’EPM pour la préparation et la budgétisation et maintenant d’Oracle Cloud ERP.
Comme indiqué en juillet 2022, l’Université de Victoria a également fait face à des difficultés majeures dans la gestion des étudiants et le CRM. systèmes, en utilisant Microsoft Azure et en travaillant avec les partenaires Adaptiv et Fusion5.
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