4 avantages et inconvénients des applications de gestion du temps

Cet article espère résoudre certaines des idées fausses et exposer certaines des erreurs de déploiement d’une application de gestion du temps dans votre entreprise. Il ne va pas penser aux trackers de temps individuels – le type d’applications, généralement pilotées par des trackers de fitness, qui enregistrent les minutes investies dans l’entraînement, le temps investi dans le sommeil ou la sédentarité, le temps investi dans l’alimentation, etc. De plus, les applications de gestion du temps qui permettent aux employés d’entrer et de sortir d’un lieu de travail ne seront pas prises en compte ici.

Ce qui est intéressant sur ces pages, ce sont certains facteurs à prendre en compte qui doivent être pris en compte lors de la réflexion sur installer et utiliser le type d’applications de gestion du temps généralement utilisées dans les paramètres du marché des services, qui enregistrent les activités effectuées pendant la journée de travail.

Quelques principes fondamentaux des applications de gestion

La majorité des applications qui enregistrent le temps sont utilisées par le travailleur lui-même. Dans leur forme la plus élémentaire, un membre de l’équipe remplira une feuille de temps virtuelle tout au long de la journée qui enregistrera les prévisions auxquelles il a affaire, pour quel client ou consommateur, et quelle activité parce que la tâche qu’il a réellement entreprise. En outre, il doit également y avoir un enregistrement de tous les événements tels que les déplacements vers et depuis une conférence client, le temps investi dans les consultations internes, les activités RH, les activités sociales du personnel, etc.

Réunions, conférences , rencontres ! Vous en avez trop ? Apprenez à réduire votre temps de conférence.https:// t.co/ eFn0TG22uw #timemanagement #productivity #meetings

— Moira Dunne de beproductive.ie (@beproductive_ie) 19 juin 2019

Pourquoi déployer des applications de gestion du temps ?

Voici quelques motivations courantes pour déployer des applications de gestion du temps en service, qui sont numérotées pour votre recommandation. En dessous d’eux, numérotés de la même manière, se trouvent certaines des erreurs qui se produisent. Espérons que, armé de cette compréhension, votre entreprise sera en mesure de configurer et d’utiliser un logiciel de gestion du temps avec un certain succès.

1. Facturation ou tarification plus précise

Dans le secteur des services en particulier, où les clients paient efficacement le temps passé en leur nom, il est facile que la facturation devienne incorrecte. Avec le temps, il y a souvent l’idée que les clients deviennent potentiellement excessifs d’une bonne affaire. Un logiciel de gestion du temps peut aider à suivre simplement la durée d’investissement en leur nom.

Le degré de précision à cet égard est un point qui mérite d’être pris en compte. À un extrême, les systèmes téléphoniques sur les bureaux des travailleurs ne fonctionneront pas tant qu’ils ne seront pas déverrouillés avec un numéro de référence de tâche et que le client sera facturé à la minute. À l’autre extrémité du spectre, le personnel évalue ses activités à la fin de la journée. C’est à vous de choisir où définir vos exigences. Cependant, lisez la section suivante avant de choisir.

2. Une bien meilleure analyse des coûts par rapport aux revenus

L’équation de la rentabilité est assez basique. Lorsque vos clients paient pour un produit ou un service, les coûts de main-d’œuvre doivent être déduits du tarif payé par le client pour le « widget ». Les coûts de main-d’œuvre, dans leur forme la plus simple, sont le taux horaire que vous payez au travailleur. Si les dépenses en gadgets moins le coût de la main-d’œuvre s’avèrent défavorables, vous perdez de l’argent. Néanmoins, pour savoir combien de temps est investi dans la production d’un seul widget, vous aurez besoin d’applications de gestion du temps.

Bien sûr, les entreprises encourent également une foule d’autres coûts, qui doivent être pris en compte dans un calcul beaucoup plus complet, mais si l’équation standard ci-dessus produit une bonne marge de distinction entre les deux chiffres, vous êtes sur la bonne voie.

3. Diminution des heures non facturables

Chaque minute de la journée de chaque employé n’est pas investie dans un travail facturable. Il y a aussi une foule d’autres activités, comme aller à des réunions internes, des séances d’information de groupe, du temps passé à se déplacer vers et depuis des sites distants, et très probablement aussi à socialiser un peu avec des associés.

Vous pouvez partitionner les non- les heures facturables dans des catégories telles que « réunions internes » ou « voyages » par conséquent, ou affectez simplement du temps non axé sur le client à un « pot » de coût principal. Encore une fois, le niveau de précision dépend de vous.

4. Assurez-vous que le personnel est concentré ou atteint des KPI

Dans des contextes spécifiques tels que les centres de service client, les centres d’appels ou les environnements de vente, le temps passé au téléphone ou devant un clavier pour répondre à des questions textuelles est une indication cruciale d’effort entrepris. Un représentant commercial doit investir une grande partie de son temps à parler à des clients potentiels. Le personnel du bureau d’assistance doit s’engager individuellement avec les consommateurs et leurs problèmes. Une application de gestion du temps peut aider à déterminer si cela se produit.

Et les pièges liés à l’utilisation d’applications de gestion du temps ?

1. Facturation plus précise = clients existants frustrés

Les exercices de gestion du temps montrent généralement que le personnel consacre un temps disproportionné aux problèmes et aux exigences des clients. Facturer à un client existant un montant « plus authentique » peut être un choc : après tout, les mêmes travaux, détaillés sur la facture du mois dernier, coûtent beaucoup moins cher au client ! Pourquoi le changement ? Soyez prêt avec une excellente réponse !

De plus, toute hausse des tarifs déclenchée par votre prise de conscience que vous offrez vos services à court terme peut retarder certains nouveaux clients – bien que dans certains secteurs, il y ait un prestige considérable à être cher : assurez-vous simplement de fournir.

2. Meilleurs coûts par rapport aux revenus = personnel mécontent

Dans de nombreux bureaux, le personnel se sent déjà motivé, et beaucoup diraient qu’il travaille dur pour gagner sa vie – c’est l’humanité. L’augmentation de la pression exercée sur les travailleurs pour qu’ils produisent le même résultat ou un résultat supérieur au même temps (ou moins) peut être ressentie amèrement par le personnel, qui a le sentiment que ses employeurs ne sont pas raisonnables.

Dans certains cas, vous pouvez découvrir que le personnel commence à déformer ses activités sur la plate-forme de gestion du temps, annulant ainsi une grande partie de sa raison d’être.

3. Diminution des heures non facturables = factures plus élevées pour les clients

Le personnel peut se sentir mal à l’aise lorsqu’on lui demande de détailler les activités quotidiennes, en particulier s’il a l’impression que les heures non facturables sont d’une manière ou d’une autre « un gaspillage. » De plus, certaines personnes ont tendance à mieux travailler, tout simplement, en rafales concentrées, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps pour atteindre exactement les mêmes objectifs. Dans ce cas, la proportion d’heures non facturables du premier sera élevée, mais pourrait produire des résultats exceptionnels. Comme toujours, il s’agit d’un cas de discussion pour les responsables qui proposent des services de gestion du temps et de la manière dont les résultats se traduisent en politiques RH.

4. Personnel frappant les KPI = personnel perdant du temps de manière créative

Le choix des moyens de mesurer la performance du personnel en ce qui concerne les KPI est une question délicate. Si votre équipe de vente est censée investir 80 % de son temps au téléphone, elle le fera, mais ce n’est pas toujours une mesure d’efficacité ni une garantie de résultats. C’est une question simple de décrocher le téléphone et de rechercher des prospects faibles simplement pour atteindre un KPI de temps téléphonique.

NOUVEAU POST : Les 2 applications de gestion du temps que j’utilise quotidiennement pour une efficacité accrue https:/ /t.co/rdxcuAQ3UF #timemanagementapps pic.twitter.com/4l10glSy7I

— Page Pixie (@askpagepixie) 20 octobre 2017

Applications de gestion du temps : conclusions de la publication

C’est une erreur de la plus haute ampleur d’anticiper tout système informatique pour produire des modifications dans le comportement du personnel. La technologie n’est jamais le moyen d’appliquer une politique de dotation en personnel : les employés « joueront avec le système » pour cocher des cases, et le coût de chaque fois que les applications de gestion seront perdues.

Si les membres de votre personnel doivent être plus concentrés ou passez plus de temps sur un type d’activité spécifique, ou vous avez besoin de bien meilleurs résultats, n’achetez pas d’innovation, achetez un entraîneur, un conseiller ou une bien meilleure gestion.

La technologie devrait toujours être un moyen d’autonomiser non contrôler ou changer ses habitudes. Lorsque vous déployez un service de gestion du temps, faites-le en consultant abondamment le personnel qui remplira les champs d’information. Sinon, votre application de gestion du temps coûteuse ne mérite pas l’espace disque.

.

Toute l’actualité en temps réel, est sur L’Entrepreneur