5 solutions pour vous aider à accélérer votre clôture de fin de mois

Par Edwine Alphonse, contrôleur senior chez Ramp

La procédure de clôture comptable de fin de mois peut être un régime que de nombreuses équipes de financement n’aiment pas. Des données cloisonnées, des rapprochements irréconciliables, des outils inefficaces et des flux de travail d’approbation maladroits transforment ce qui devrait être un parcours fluide en une expérience frustrante.

Lorsque j’ai rejoint Ramp en 2021 en tant que premier contrôleur, notre clôture de fin de mois a pris du temps. 1 mois. Nous faisions appel à un cabinet comptable externalisé qui avait du mal à respecter nos délais car il n’avait pas un accès approprié à toutes les informations nécessaires. Les déclarations financières étaient préparées à la main. Il n’y a eu aucun contrôle ni examen. Dès le premier jour, j’ai entrepris d’améliorer notre temps de clôture pour atteindre l’un de mes objectifs professionnels de processus de clôture constant ou de clôture quotidienne. Grâce à une combinaison d’améliorations en matière d’outils, de processus et de ressources au cours des deux dernières années, nous avons en fait réduit le délai de fermeture de Ramp à 5 jours.

Mon expérience chez Ramp et dans une entreprise comparable démontre comment l’automatisation peut transformer la relation. que les contrôleurs et les comptables ont avec leurs proches. En confiant certaines des tâches les plus répétitives et les plus chronophages à l’innovation, les membres de mon équipe ne se sentent plus enchaînés à un calendrier serré et investissent plus de temps sur des tâches stratégiques et des initiatives interfonctionnelles. Ils bénéficient également d’un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Notre gestion d’entreprise a également bénéficié d’informations plus rapides. Le mandat comptable est de fournir des informations rapides et précises à la direction afin qu’elle agisse sans délai. Une étude de Ventana Research révèle que seulement 39 % des services financiers dont la durée de clôture mensuelle dépasse six jours déclarent pouvoir fournir des informations rapides aux entreprises. Ce chiffre passe à 62 % si la clôture prend six jours ou moins.

Malgré ces résultats, certains directeurs financiers et responsables financiers restent réticents à acheter de nouveaux outils. Bien qu’ils comprennent les avantages de l’automatisation en théorie, ils ont souvent le sentiment que leurs opérations sont spéciales et que l’exécution de nouvelles technologies nécessiterait un investissement financier et temporel considérable.

Néanmoins, un changement global n’est tout simplement pas nécessaire. Il existe plusieurs méthodes que les organisations peuvent adopter pour accélérer la clôture mensuelle avec une perturbation minimale des opérations : voici mes principales recommandations :

1. Commencez par auditervotre clôture

Réalisez un audit approfondi pour identifier où vous pouvez formaliser les rôles et les procédures, et réduire le travail inutile. Élaborez une liste de contrôle complète qui décrit toutes les étapes impliquées dans la clôture. Comment examinez-vous les transactions en espèces et les rapprochements des comptes prépayés ? Qui est chargé de confirmer que les facturations sont classées dans les comptes appropriés ? Comment conciliez-vous vos comptes clients ? À quelle fréquence révisez-vous votre provision ? Attribuez un propriétaire et une date d’échéance à chacune de ces tâches. Voici un exemple de liste rapprochée que nous utilisons chez Ramp.

Établissez des accords de niveau de service avec vos partenaires internes et tiers pour garantir la responsabilité et la rapidité. Envisagez d’adopter un logiciel spécialisé de gestion de clôture, tel que FloQast, pour simplifier l’ensemble du flux de travail.

2. Préparez en amont le rapprochement de votre carte de paiement et de vos comptes créditeurs

Le le processus de clôture ne doit pas nécessairement commencer à la fin du mois. Grâce à l’automatisation, vous pouvez anticiper une grande partie du travail de rapprochement nécessaire pour les transactions par carte et la facturation des fournisseurs.

Problème de contrôle des dépenses des membres du personnel et de collecte immédiate de leurs factures, éliminant ainsi le besoin de rapports manuels sur les coûts. Les meilleurs fournisseurs de services de cartes proposent gratuitement ce type de logiciel. Un logiciel de gestion des coûts peut également demander aux employés de coder leurs propres offres, ce qui allège davantage le travail de votre équipe.

Utilisez les outils d’automatisation AP pour analyser vos facturations, acheminez-les pour approbation et faites correspondre les bons de commande dans les deux sens pour réduire le risque d’escroqueries et d’erreurs de paiement. Des outils avancés peuvent même extraire des produits en ligne de vos factures et automatiser le codage. Cette méthode proactive accélère non seulement la clôture de fin de mois, mais favorise également une opération monétaire plus réglementée et plus efficace.

3. Incorporez vos outils

À mesure que les entreprises se développent, elles ont tendance à rassembler un ensemble de systèmes et d’outils disparates pour traiter les transactions par carte, les compensations et les factures AP. Évaluez votre pile technologique et voyez s’il est temps de nettoyer la dette technique et d’acheter des intégrations. Exemples de combinaisons utiles :

• Connectez les outils de messagerie de votre organisation, tels que Gmail ou Outlook, à votre plateforme de gestion des dépenses pour collecter immédiatement les factures des employés.
• Liez votre outils de gestion des dépenses et de comptes fournisseurs avec votre ERP pour permettre la synchronisation des données en temps réel et supprimer le besoin de saisie manuelle des informations.

Envisagez de combiner les outils autant que possible pour améliorer votre flux de travail et réduire les coûts. Les plateformes de gestion d’investissement peuvent désormais vous aider à suivre et à traiter les paiements par carte, les factures et les remboursements en un seul endroit en temps réel et à synchroniser les informations directement avec l’ERP. Cela permet une circulation plus fluide des informations et des rapports plus précis.

4. Passez à un logiciel ERP d’entreprise

En parlant des ERP, si vous avez du mal à préparer des déclarations financières consolidées et avez besoin de bien meilleurs contrôles d’audit entre les entités, il est temps de mettre à jour votre ERP. Les logiciels ERP de comptabilité d’entreprise, comme NetSuite, Sage Intacct et Xero, sont spécialement conçus pour améliorer l’efficacité de la clôture de fin de mois. Notre passage de QuickBooks à NetSuite a été crucial pour nous aider à réduire notre délai de fermeture de 10 à 5 jours.

La migration vers un nouvel ERP nécessite une préparation prudente et l’engagement de la direction. Avant de commencer le changement, c’est une excellente idée d’élaborer un plan de projet complet. Obtenir une assistance à la direction, constituer un groupe compétent, fixer des délais raisonnables et suivre le développement grâce à des mises à jour régulières sont tous des éléments importants pour le succès. Je vous recommande de faire affaire avec un partenaire d’application ERP pour vous aider à évaluer correctement vos besoins présents et futurs et à sélectionner une solution qui correspond à la trajectoire de croissance et aux objectifs monétaires de votre entreprise.

5. Automatiser les rapports internes

Ventana Research indique que 88 % des entreprises qui appliquent une quantité considérable d’automatisation à leur clôture peuvent clôturer leurs livres mensuels réguliers dans les six jours d’organisation, contre seulement 40 % de celles qui le font. ne le faites pas. Peu de temps après, les tâches répétées ont été automatisées (par exemple, la collecte des reçus ou le rapprochement et le codage des transactions) et vous pouvez évoluer vers des flux de travail plus vastes, comme la comptabilité des produits et d’autres rapports internes.

Chez Ramp, j’ai travaillé avec le groupe d’ingénierie et nos partenaires financiers pour automatiser les rapports tels que les journaux de transactions de revenus, la liste des soldes des cotisations et les rapports de cashback. Cela a rationalisé notre comptabilité, réduit notre dépendance à l’égard de tiers et était une autre considération essentielle pour raccourcir notre délai de clôture de fin de mois à 5 jours. Tirer parti de l’automatisation permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches de grande valeur qui nécessitent des compétences humaines tandis que les tâches de routine sont exécutées avec précision et rapidité par le logiciel.

Libérez totalement votre groupe de financement : commencez à automatiser votre clôture

Voici quelques techniques éprouvées pour vous aider à réduire votre proximité. En fin de compte, les modifications qui auront le plus d’effet dépendront de l’état actuel de votre clôture. Voici une structure utile pour vous aider à évaluer les changements à envisager ensuite.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Ramp voyage jusqu’à cinq jours de clôture, jetez un œil à mon récent webinaire sur le sujet. Pour plus d’informations sur l’automatisation de la comptabilité de Ramp, consultez ramp.com.