Maintenant que les outils Smart Canvas de Google sont largement disponibles, je réalise des aspects de Google Docs que je n’avais jamais vraiment appréciés auparavant. Généralement, je l’utilise pour rédiger mes idées et moins pour les documents de l’entreprise. Eh bien, c’est vrai maintenant, mais avant cette année, je faisais plutôt le contraire : j’utilisais Docs pour un travail collaboratif formaté prolongé et Keep pour capturer rapidement mes idées.

L’une des choses que j’ai réellement commencées faire est d’établir un Doc avec beaucoup de formats spéciaux et de puces intelligentes comme une minuterie ou un chronomètre ou éventuellement des listes déroulantes pour les classifications. J’utiliserai des listes déroulantes, par exemple, comme outils de classification dans mes documents. S’il s’agit d’une idée, d’un concept ou de quelque chose que j’ai réellement évalué, ou si un article que j’étoffe est une idée, un brouillon, un premier passage dans le montage ou s’il s’agit d’un brouillon final, les nouveaux outils de Google sont idéal pour les marquer rapidement en tant que tels.

Mood sage puce pour votre journal Ébauche puce intelligente pour votre écritureQuelques sages concepts de puces que vous souhaiterez peut-être utiliser comme composants répétitifs dans vos documents

Avec tant de nouvelles possibilités spéciales, vous voudrez probablement éviter d’avoir à copier et coller ces produits uniques entre les fichiers , et accédez rapidement à un format prédéfini pour divers cas d’utilisation tels que ceux que j’ai décrits ci-dessus. Aujourd’hui, je vais vous montrer comment prendre n’importe quel document et le transformer en un modèle que vous pouvez publier rapidement et qui vous aidera à faire exactement cela.

Avant de commencer, je veux faire quelque chose clear– vous devez avoir un compte Office payant pour utiliser cette fonction. Les comptes Google personnels ne peuvent pas effectuer cette action, ce qui me rend malheureux. J’espère qu’à l’avenir, Google permettra aux titulaires de compte de base d’utiliser la fonction de modèle, mais à moins que vous ne soyez un bricoleur comme moi, cela n’a pas vraiment de sens pour quelqu’un qui ne fournit pas de service là où cela serait essentiel.

Dernière chose – continuez et créez un document avec beaucoup de puces intelligentes spéciales, d’en-têtes, peut-être même un logo d’image. Faites ce que vous souhaitez reproduire pour une utilisation rapide avant de commencer à suivre les actions ci-dessous. Vous allez vouloir vous occuper de quelque chose, n’est-ce pas ?

Accéder à la galerie de modèles

Bon, allons-y ! Visitez Google Docs sur le Web. Vous devez voir une « Galerie de modèles de conception » juste au-dessus de vos documents les plus récemment développés. Cliquez sur le texte « Galerie de modèles de conception » lui-même en haut à droite pour dérouler tous les choix. Ici, vous verrez de nombreux modèles de conception prédéfinis que vous pouvez utiliser pour un large éventail de cas d’utilisation. Il convient de noter que les utilisateurs réguliers non payants peuvent les utiliser, ils ne peuvent tout simplement pas créer leurs propres modèles personnalisés comme nous le ferons ensemble.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Général » vers l’onglet onglet nommé d’après votre organisation. Ici, vous pouvez voir le nom de mon studio de jeu en haut de la capture d’écran juste en dessous du titre de la page. Lorsque vous y serez affiché, vous verrez un bouton « Soumettre le modèle » en haut à droite. Cliquez dessus pour obtenir une boîte de dialogue contextuelle avec quelques choix.

Soumettre votre propre modèle de conception

Si vous cliquez sur le bouton « Sélectionner un fichier » , vous serez consulté avec une autre fenêtre qui vous demandera de choisir un fichier à utiliser comme modèle de conception. Continuez et sélectionnez le fichier que vous avez récemment développé et qui intègre toutes les fonctionnalités fantastiques de Smart Canvas. Vous devriez le voir immédiatement comme la toute première alternative depuis que vous démarrez sur l’onglet « Récent », mais vous pouvez également rechercher différentes zones de votre Google Drive en utilisant les onglets en haut ou même via Parcourir !

Cliquer sur un fichier exposera un bouton bleu « Ouvrir » en bas à droite sur lequel vous pouvez cliquer pour régler votre option. N’oubliez pas que tout modèle de conception que vous produisez sera accessible à tous les membres de votre organisation. Vous pouvez également activer l’option « Envoyer une copie de ce fichier au lieu de l’original » si vous souhaitez conserver le fichier d’origine, mais cela vous concerne entièrement. Si vous le faites, il vous sera demandé de fournir à la copie son propre nom unique.

Enfin, cliquez sur le menu déroulant « Catégorie » et choisissez une classification appropriée avant d’appuyer sur le bouton bleu « Soumettre ». Vous disposez désormais d’un template unique à votre entreprise ! Vous devez le voir apparaître immédiatement dans l’onglet de la galerie de modèles de conception appelé d’après votre entreprise, comme indiqué ci-dessous. Maintenant, vous pouvez immédiatement créer un autre fichier en utilisant ces aspects exacts sans avoir à les construire à partir de zéro !

Découvrir vos modèles de conception

Une chose cruciale à garder à l’esprit est que Google travaille dur pour apporter des « blocs de construction personnalisés » à Docs au cours des deux prochains mois. Cela vous permettra de développer une liste déroulante ou tout autre élément Smart Canvas ou puce intelligente dans un fichier et de l’appeler dans n’importe quel autre fichier sans avoir à copier et coller. Lorsque cela sera déployé, ils apparaîtront dans le menu « @ », ce qui est exceptionnellement intéressant pour quelqu’un comme moi qui utilise religieusement ces choses ce mois-ci.

Laissez-moi comprendre dans les commentaires quel type de modèles vous avoir ou créer pour votre entreprise, école ou organisation qui n’existent tout simplement pas dans la galerie de modèles de conception par défaut. Je serais intéressé d’avoir plus de concepts pour mes propres cas d’utilisation et bien sûr de voir si cette fonctionnalité est utilisée beaucoup ou pas du tout par les utilisateurs réguliers.