Dans les entreprises d’aujourd’hui, les canaux de communication électroniques comme Slack, Zoom et WhatsApp ont réinventé l’interaction organisationnelle et finissent par être cruciaux pour la connexion, la collaboration et le travail à distance de l’organisation. Bien que sans tracas et nécessaire pour de nombreuses entreprises, cet énorme changement dans la façon dont nous communiquons entraîne également une menace importante, consistant en des problèmes de conformité et de sécurité qui pourraient entraîner des fuites de données épouvantables et des amendes paralysantes. C’est un problème à l’échelle mondiale. Les plus grandes banques de Wall Street ont déjà fait face à des amendes combinées de 1 milliard de dollars en raison d’employés utilisant des applications de messagerie cryptées pour interagir et effectuer des opérations, et la Financial Conduct Authority (FCA) du Royaume-Uni avertit les entreprises de trouver des options à WhatsApp.
Et ce ne sont pas seulement ceux des marchés gérés qui ont besoin de résoudre cette nouvelle ère d’interaction avec les employés. Les organisations de tous types, y compris celles du secteur privé, sont susceptibles de courir le risque que les membres du personnel soient excessivement dépendants des applications de communications électroniques. Au-delà du danger de l’entreprise, le caractère non sécurisé de ces services a conduit à une augmentation substantielle du harcèlement sexuel, du sectarisme et des abus de marché sur ces canaux d’organisation désormais essentiels et nécessaires. La pêche à la traîne en ligne est devenue monnaie courante et, malheureusement, elle s’est infiltrée dans la culture actuelle du travail à domicile. Être physiquement séparé n’a en fait pas réduit le nombre d’événements racistes ou sexistes, mais a plutôt conduit à une augmentation des micro-agressions.
Pour atténuer ces risques liés aux applications de communication électronique et pour lutter contre les abus de marché, les entreprises doivent se concentrer sur le suivi et la compréhension des données au sein de ces canaux pour déchiffrer le contexte et déterminer si une activité restreinte a lieu. Les conversations sur les canaux d’interaction laissent toujours une trace de toute mauvaise conduite au bureau, ce qui rend essentiel que les organisations disposent des outils technologiques pour gérer et surveiller correctement les informations trouvées dans ces applications.
Progression des applications de communication
Les organisations doivent désormais adapter leurs politiques et leurs traitements pour répondre aux attentes de communication des membres du personnel et des consommateurs estimés, ou continuer à payer le tarif pour s’abstenir de le faire. Cela suggère que les entreprises ajoutent constamment de nouveaux canaux d’interaction pour interagir à la fois en interne et avec les clients et les consommateurs. Aujourd’hui, les individus utilisent plus d’appareils et de canaux qu’à tout autre moment de l’histoire, ce qui rend beaucoup plus difficile pour les entreprises de garder un œil sur qui a déclaré quoi, quelles informations sont partagées et où ces informations sont diffusées.
WhatsApp, Zoom, Slack et d’autres canaux d’interaction électronique sont devenus essentiels pour la connexion et le partenariat de l’organisation tout au long de la pandémie, et maintenant, le proverbial dentifrice ne peut plus être remis dans le tube, malgré les risques énormes et les problèmes de conformité et de sécurité associés à ces canaux. Bien que ces outils soient apparus à une époque où ils étaient nécessaires à la coopération des employés, une étude actuelle sur les employés des entreprises a révélé que la majorité des répondants pensaient que les outils de coopération étaient un problème, malgré les différents canaux qui avaient été proposés au cours de la dernière année. Pour que les membres du personnel restent efficaces et protègent l’entreprise contre les menaces, il est préférable de rationaliser les canaux de communication, de sélectionner ceux qui fonctionnent le mieux à la fois en interne et avec les clients, et de se débarrasser de ceux considérés comme inutiles.
Une fois qu’une entreprise a spécifié les spécifications autour desquelles les canaux d’interaction peuvent et ne peuvent pas être utilisés, l’action suivante consiste à garantir que toutes les discussions sont suivies en cas de comportement malveillant et archivées en cas de problèmes futurs. Historiquement, lorsque seules les conversations téléphoniques et e-mail devaient être archivées, les organisations utilisaient généralement un logiciel d’archivage sur site ; Néanmoins, dans le monde actuel des communications d’entreprise, où nous devons également tenir compte des discussions vidéo, des SMS et d’autres types d’interactions électroniques, les services basés sur le cloud sont en fait devenus nécessaires pour de nombreuses entreprises qui n’auraient pas envisagé une telle délocalisation avant pandémie.
Fuites d’informations
En plus des amendes du régulateur et de la capacité d’un bureau nuisible, ces canaux de communication peuvent également entraîner des fuites d’informations menaçant l’entreprise, en particulier lorsqu’il s’agit de produits non -coordonnées publiques (MNPI). Lorsque MNPI tombe entre de mauvaises mains, une activité douteuse, comme un abus de marché, s’ensuit souvent. Pour se protéger contre cela, les groupes de sécurité doivent établir des critères de langue et de messagerie qui sont considérés comme MNPI avant d’identifier quels membres du personnel sont au courant de quels détails. À partir de là, l’innovation de sécurité proactive contemporaine doit avoir la capacité d’alerter les MNPI discutés de manière incorrecte afin que le groupe de sécurité puisse les résoudre.
Considérer les discussions comme des informations
Aujourd’hui, les entreprises devraient considérer les canaux de communication électroniques de leurs employés comme des centres d’information remplis de risques, y compris des problèmes de sécurité et de conformité, qui peuvent paralyser une organisation s’il n’est pas représenté de manière proactive. Ce qui complique encore plus les choses, c’est que les canaux de communication électroniques évoluent : ce qui est utilisé aujourd’hui ne le sera pas demain. Les options doivent donc être adaptables afin de résoudre les problèmes futurs au fur et à mesure qu’ils surviennent et s’établissent.
Tout simplement comme Les canaux d’interaction se sont en fait adaptés à l’ère des services d’aujourd’hui, les services nécessaires à la protection des organisations progressent également, avec de nouvelles options innovantes qui arrivent chaque jour sur le marché. Le secret, c’est que les organisations reconnaissent le poids important de ce changement de communication d’entreprise. Ces canaux d’interaction électroniques sont là où les affaires se déroulent, de sorte que la surveillance et la protection des informations d’interaction doivent être une fonction essentielle pour l’organisation.
Il ne fait aucun doute que les canaux d’interaction électroniques apportent d’excellents avantages dont dépendent les entreprises d’aujourd’hui. Ils s’accompagnent également de risques considérables, tant du côté de la réglementation que de la réputation, des risques qui peuvent écraser un service s’ils ne sont pas pris en compte efficacement.
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