Notre guide d’analyse de données de base sur Excel

Le composants les plus cruciaux de l’analyse d’informations sur Excel.

Il existe une poignée de composants d’analyse de données de base que chaque organisation doit comprendre, y compris le tri, le filtrage, les graphiques et les tableaux croisés dynamiques. Faisons un tour éclair de ces aspects, afin que vous ayez une bonne idée de l’analyse fondamentale des données sur Excel.

Organiser.

Organiser est le processus de base pour obtenir vos informations dans l’ordre dans lequel vous en avez besoin.

Il existe un tri de base et un tri complexe.

Le tri de base vous permet d’organiser facilement les informations dans une colonne. Vous cliquez simplement sur n’importe quelle cellule de la colonne, sélectionnez le choix Données dans le ruban en haut de la page et appuyez sur l’un des deux boutons en haut à gauche de l’écran. AZ triera les données de la colonne par ordre alphabétique. ZA fera la même chose mais dans l’ordre alphabétique inverse (les mêmes utilisations pour les colonnes mathématiques — AZ triera par valeur mathématique croissante, ZA par valeur mathématique décroissante).

Le tri complexe comprend la mise en surbrillance de toutes les colonnes que vous souhaitez trier.

Vous cliquez sur le bouton Trier (à côté des boutons AZ et ZA). Cela ouvre une boîte de dialogue qui vous permet de personnaliser les niveaux de tri. Si vous souhaitez d’abord trier par nom de famille du vendeur, et après ce montant vendu par des personnes portant des noms similaires, vous pouvez définir vos exigences de tri principales, secondaires et même tertiaires, afin de pouvoir créer un moteur de tri qui s’applique à votre feuille de calcul particulière, et avec en un clic de plusieurs boutons, contrôlez vos données afin qu’elles s’affichent de la manière la plus utile et en un coup d’œil pour vos fonctions.

Tri sur mesure.

Jusqu’à présent, tout va bien. Si vous avez des valeurs alphabétiques ou numériques, vous pouvez les trier simplement ou les trier de manière compliquée. Tout ce qui figure dans votre feuille de calcul n’aura pas de valeur attribuable, par exemple, à la façon dont ils sont orthographiés. Si vous avez des classifications d’efficacité des ventes telles que Élevée, Moyenne et Faible, un moyen simple de voir comment se déroulent les ventes de votre entreprise consiste à trier ces attributions. Pour cela, vous aurez besoin d’un tri personnalisé.

La procédure est similaire à un tri complexe : sélectionnez les colonnes auxquelles vous souhaitez appliquer le tri, sélectionnez l’onglet Données et entrez dans le Trier la liste déroulante. Dans le menu déroulant Ordre, vous verrez le choix séduisant « Liste personnalisée … ». Sélectionnez cela.

Cela ouvre une boîte de dialogue distincte, dans laquelle vous pouvez créer des listes personnalisées : entrez les mots dans l’ordre de priorité que vous souhaitez organiser, par exemple élevé, moyen, faible , ou faible, moyen, élevé. Ajoutez votre toute nouvelle liste et cliquez sur OK pour organiser vos informations en surbrillance selon les exigences que vous avez choisies. Construire un certain nombre de listes personnalisées est une méthode utile pour contrôler vos informations, quoi que vous en ayez besoin.

Ces listes peuvent également être utilisé pour des choses comme le format de mois en mois (si vous essayez de faire un format de mois en mois basé sur le tri alphabétique évidemment, avril et août s’afficheront en premier).

Filtrage.

Alors maintenant, vous êtes un assistant de tri de données. La prochaine étape de votre formation à l’analyse fondamentale de l’information sur Excel est le filtrage. Le filtrage est la façon dont vous décidez des résultats à mettre en évidence en fonction de leurs exigences avancées.

Ce qui est fantastique avec le filtrage, c’est qu’il peut vous fournir des niveaux d’informations beaucoup plus profonds qu’un simple tri, mais dans Excel, le processus commence à peu près de la même manière.

Sélectionnez les informations que vous souhaitez filtrer, ou cliquez à l’intérieur d’une cellule si vous souhaitez utiliser le filtrage sur l’ensemble de la feuille.

Ouvrir les données languette. À côté de la fonction Trier, vous verrez le bouton Filtrer, qui ressemble à un entonnoir.

Ce que vous verrez maintenant, c’est que des flèches sont en fait apparues dans chacun des en-têtes de colonne de votre feuille. Cliquez sur l’en-tête qui spécifie comment vous souhaitez filtrer. Par exemple, si vous proposez à de nombreux pays, mais que vous souhaitez filtrer uniquement les ventes aux États-Unis, cliquez sur l’en-tête de colonne pour les ventes par pays.

Vous ouvrirez une liste déroulante qui vous permettra de choisir les types de résultats que vous souhaitez filtrer, par exemple les ventes aux États-Unis. Inspectez le paquet ou les boîtes que vous souhaitez filtrer, cliquez sur OK, et votre feuille de calcul affichera juste les résultats pour les ventes aux États-Unis. Alors qu’avec le tri personnalisé, toutes vos données continueront d’être affichées, juste dans l’ordre que vous désirez, le filtrage vous permet d’aller à la chasse aux rapports personnalisés. Une fois que vous avez votre ensemble de données filtré, vous pouvez naturellement continuer à l’organiser comme vous le souhaitez.

Graphiques.

Ils indiquent qu’une image vaut mille mots, c’est pourquoi parfois vous voulez vos données s’affichent graphiquement.

Excel dispose d’une méthode simple pour transformer vos données en graphiques.

Comme d’habitude, mettez en surbrillance les colonnes de données que vous souhaitez représenter sous forme de graphique.

Cliquez sur l’onglet Insertion. Trouvez le groupe Graphiques – vous verrez des représentations de différents types de graphiques et de graphiques – et cliquez sur le type que vous souhaitez utiliser. Il existe des graphiques circulaires, divers graphiques à barres et un certain nombre de types de graphiques linéaires parmi lesquels vous pouvez choisir. Une fois que vous avez cliqué pour choisir votre type de graphique, vos informations seront représentées comme ce type de graphique. Ajoutez-y un titre, pour faciliter l’explication, et vous êtes prêt à partir.

S’il s’avère que vous souhaitez utiliser un autre type de graphique à la place, choisissez simplement votre graphique, ouvrez la conception de graphique , et vous verrez une liste déroulante de tous les types de graphiques facilement disponibles. En cliquant sur l’un d’entre eux, vous aurez un aperçu de la façon dont vos informations seront recherchées dans chaque type de graphique. Sélectionnez celui que vous voulez, appuyez sur OK, et vous remplacerez votre graphique précédent par votre nouveau graphique.

Cela peut être l’un des aspects les plus satisfaisants de l’analyse des informations fondamentales sur Excel, en raison du fait que il peut rendre les informations sèches instantanément compréhensibles dans un format graphique.

Tableaux croisés dynamiques.

Les tableaux croisés dynamiques sont l’un des outils d’analyse de données préférés des utilisateurs d’Excel de longue date – ils ressemblent presque à sorts magiques pour information. Si vous disposez d’un grand ensemble de données, il peut être difficile d’en tirer des conclusions importantes. Les tableaux croisés dynamiques facilitent la tâche.

Déclarez que vous vendez des écrous à oreilles, des écrous de roue, des vis à tête cruciforme, des vis à tête plate, 6 types de tournevis et 3 variétés de marteaux, le tout avec diverses dépenses unitaires. Indiquez que vous proposez sur le marché intérieur et que vous exportez également vers dix pays différents. Imaginez maintenant que vous vouliez connaître le nombre d’écrous de roue que vous avez offerts à la France et à l’Allemagne le mois dernier. C’est un mélange de 4 points d’information : les écrous de roue, l’Allemagne, la France et le mois dernier.

Les tableaux croisés dynamiques vous permettent d’arrêter d’apprendre des masses de données sur les ventes pour n’afficher que ce que vous devez savoir.

Cliquez sur n’importe quelle cellule de la fiche d’information. Ouvrez l’onglet Insertion et cliquez sur Tableau croisé dynamique. Cela ouvre une boîte de dialogue et pré-remplit les informations les plus probables – la feuille entière – et présélectionne le choix qui vous permet de produire votre tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille, au lieu d’écraser votre feuille de calcul actuelle.

Cliquez sur OK et vous ouvrez une deuxième boîte de dialogue, où vous pouvez spécifier les aspects que vous désirez– Élément : écrous de roue. Nation : France et Allemagne. Mois : Décembre, par exemple.

Vous indiquez effectivement à Excel quels champs de données vous souhaitez combiner dans la requête de votre tableau croisé dynamique. Lorsque vous cliquez sur OK, vous générez votre tableau croisé dynamique qui vous montrera vos chiffres de vente d’écrous de roue dans chacun des pays sélectionnés le mois dernier. Les tableaux croisés dynamiques sont vraiment les sorts magiques d’Excel : ils vous permettent de spécifier les résultats souhaités à partir de champs de données éventuellement volumineux et d’obtenir vos réponses en quelques secondes, sans aucun calcul de votre part.

Vous complémentaire dans Excel.

Avec ces 4 disciplines d’analyse d’informations de base à votre actif, vous devez avoir la capacité de faire la majorité des choses que vous devez faire au quotidien, en ce qui concerne vos informations Excel est inquiet.

Avec des tris simples, vous pouvez clarifier vos informations d’une manière qui a du sens. Avec des tris complexes, vous pouvez commencer à mettre de l’ordre dans les informations. Avec le filtrage, vous pouvez vous concentrer sur des éléments particuliers de l’information et afficher uniquement ces composants, pour une augmentation considérable de la clarté et une méthode simple pour interroger activement vos champs de données volumineuses.

Les tableaux croisés dynamiques vous amènent à un ensemble autre niveau d’interrogation d’informations, puisque vous pouvez créer des requêtes raisonnablement complexes en quelques secondes, qui traverseront même des champs de données énormes et vous présenteront de manière concise les résultats dont vous avez besoin. Et les graphiques vous aident à transformer n’importe quelle quantité d’informations en représentations graphiques facilement assimilables, qu’il s’agisse de graphiques de ventes, de dépenses de personnel, de dépenses générales ou de modèles de bénéfices.

Avec ces quatre relocalisations de puissance d’analyse de données dans votre poche, vous êtes capable de gérer votre entreprise, en accédant à toutes les données dont vous avez besoin en quelques battements de cœur.

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