QuickBooks Avis (2021) : logiciel de comptabilité pour PME n°1 au monde

QuickBooks en ligne est notre choix pour le meilleur logiciel de comptabilité pour les TPE et PME. Le logiciel est riche en fonctionnalités, prend en charge une grande variété d’intégrations, son prix reste cher mais jouit d’une excellente réputation sur le marché. Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles QuickBooks en ligne se démarque.

En résumé

Depuis notre dernier examen, Intuit a apporté de nombreuses améliorations à QuickBooks Online, son site Web de comptabilité pour les petites entreprises.

Il existe un nouveau tableau de bord et un nouveau formulaire de facture, par exemple, et des modifications apportées au rapprochement des comptes. L’affectation de la TVA est plus flexible.

Vous pouvez désormais recevoir des factures ainsi que des reçus à une adresse e-mail spéciale que vous créez, et QuickBooks en ligne transfère les détails aux formulaires du site. Le support est également meilleur. Cependant, certains utilisateurs peuvent ne pas encore voir tous ces changements, car Intuit déploie ses mises à jour lentement.

Intuit a également apporté de petits changements dans presque toutes les parties du site, tous conçus pour vous aider à entrer, voir ce que vous avez besoin de voir, faire votre travail rapidement et sortir.

C’est une fois de plus un gagnant du choix des éditeurs pour le logiciel de comptabilité en ligne, basé sur sa fonctionnalité flexible, sa connectivité financière, son expérience utilisateur et son extensibilité.

Quel est le prix de QuickBooks ?

Il existe trois versions d’Intuit QuickBooks, qui ont toutes un aspect et un fonctionnement similaires et offrent un essai gratuit de 30 jours. Simple Start coûte 5 € par mois et est conçu pour les microentreprises. Vous pouvez suivre les dépenses et les revenus, créer et envoyer des factures et des estimations, vous connecter à vos comptes bancaires, recevoir des paiements en ligne, générer des rapports de base et suivre la TVA, entre autres fonctionnalités. Le plan Essentials à 14,50 € par mois fait tout cela et ajoute la gestion des factures, la prise en charge de trois utilisateurs maximum et le suivi du temps.

Pour 24,50 € par mois, le plan Plus vous permet également de suivre la rentabilité de l’inventaire et du projet et permet l’accès à un maximum de cinq utilisateurs.

Intuit – au moins au moment de la rédaction de cet article – offre 50% de réduction sur tous ces prix pendant trois mois (pour les nouveaux utilisateurs uniquement), ce qui en fait un prix assez raisonnable pour votre premier trimestre (plus votre essai gratuit de 30 jours). Après cela, le vrai prix rentre en jeu. C’est le plus cher de tous les sites que nous avons examinés ici. Une des versions basiques suffirait probablement pour de nombreuses (petites) entreprises.

Premiers pas dans QuickBooks

Avant de commencer à créer des transactions dans QuickBooks en ligne, vous devez suivre un bref processus de configuration afin que le service dispose d’informations de base sur votre entreprise. En gros, vous répondez aux questions telles qu’elles sont présentées. Le site fonctionne en arrière-plan, modifiant certains des paramètres de base pour s’adapter à votre type d’entreprise spécifique. Lorsque vous avez terminé, le tableau de bord de QuickBooks en ligne (sa page d’accueil) s’ouvre.

Vous avez deux choix ici. Si vous avez saisi et enregistré vos données comptables dans des fichiers pouvant être exportés aux formats CSV ou Excel, vous pouvez importer des fichiers clients et fournisseurs, des produits et services, ainsi que votre plan comptable dans QuickBooks. L’importation de données d’une application comptable à une autre – ou même à partir d’Excel – peut être un processus difficile, qui peut nécessiter l’aide d’un comptable.

Vous pouvez simplement vous lancer et commencer à produire des transactions, auquel cas vous devez saisir les informations client, les enregistrements d’articles, etc. au fur et à mesure. Cependant, si vous adoptez cette approche, vous constaterez peut-être qu’une fonctionnalité dont vous avez besoin n’a pas été activée ou que vous devez connecter vos comptes bancaires et configurer un processeur de paiement. Le mieux est d’explorer d’abord les paramètres du site. Vous cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Compte et paramètres. Intuit QuickBooks affiche ensuite une série d’onglets en coupe sur la gauche (Entreprise, Facturation et abonnement, Utilisation, Ventes, Dépenses, Paiements et Avancé).

Vous pouvez trouver les préférences de site les plus importantes dans deux domaines. Cliquez sur l’onglet Ventes pour voir vos options pour le contenu et la mise en page de vos formulaires de vente. Par exemple, vous pouvez spécifier des conditions par défaut pour les factures et inclure ou exclure des champs tels que Expédition, Champs personnalisés et Remise. Vous pouvez également choisir d’activer des fonctionnalités telles que le suivi des stocks, les frais de retard et la facturation progressive. Cliquez sur l’onglet Dépenses pour spécifier vos préférences pour les bons de commande, les factures et autres dépenses.

Cliquez sur l’onglet Avancé pour voir encore plus d’options. QuickBooks en ligne vous permet de spécifier, par exemple, votre méthode de comptabilité (trésorerie ou comptabilité d’exercice), votre type d’entreprise (par exemple, propriétaire unique) et votre devise d’origine. Il fournit des outils d’automatisation que vous pouvez utiliser ou non (comme la facturation automatique des activités non facturées et l’application automatique des paiements de factures). Il vous donne la possibilité d’activer des outils tels que le suivi des projets et du temps, QuickBooks en ligne vous permet également de créer des classes (catégories telles que résidentielles et commerciales) et des emplacements géographiques afin que vous puissiez regrouper les transactions associées. Il est bon de vous familiariser avec ces paramètres dès le début, afin de savoir de quoi il retourne.

L’expérience utilisateur de QuickBooks

La première chose que vous voyez lorsque vous vous connectez est la page d’accueil de QuickBooks en ligne. Presque toutes les solutions comptables basées sur le cloud appellent ces tableaux de bord car ils offrent une vue d’ensemble des soldes des comptes, des totaux et des graphiques des revenus et des dépenses, ainsi que des tâches à effectuer.

Ils contiennent également des liens vers des activités connexes, telles que la création de factures et la gestion des comptes. QuickBooks en ligne affiche une partie de ce contenu, y compris des graphiques pour l’état des factures et des dépenses, les profits et pertes et les totaux des ventes, ainsi que les soldes de compte et un lien vers votre journal d’activité (masqué dans le coin inférieur droit). Vous pouvez basculer le nouveau graphique des flux de trésorerie sur 12 mois en haut entre les entrées / sorties d’argent et le solde de trésorerie (projeté trois mois dans le futur).

J’ai trouvé le tableau de bord de Xero plus efficace – il permet de voir instantanément ce qui doit être fait, tout comme le tableau de bord de GoDaddy Bookkeeping. L’itération actuelle du tableau de bord d’Intuit QuickBooks en ligne devient un peu obsolète, et elle n’a jamais été l’une des meilleures. Je n’ai pas pu voir la nouvelle version dans sa forme finale.

Intuit QuickBooks affiche un volet vertical sur la gauche avec des onglets qui représentent chaque partie principale du site: Tableau de bord, Banque, Dépenses, Ventes, Flux de trésorerie (nouveau), Projets, Paie, Rapports, Taxes, Kilométrage, Comptabilité, Mon comptable, Capital (nouveau) et Apps. Il met en évidence les tâches que les PME accomplissent généralement le plus souvent.

Les icônes en haut à droite ouvrent des outils supplémentaires. Ceux-ci incluent la recherche, l’aide et les informations de votre compte Intuit. L’icône d’engrenage pour accéder aux sections Compte et Paramètres se trouve également ici. Il contient des liens vers des listes (y compris des produits et services, des pièces jointes et des transactions récurrentes) et d’autres outils, tels que la budgétisation; gestion des utilisateurs; importation et exportation de données; Plan comptable; et un journal d’audit.

L’ancien bouton Créer a été déplacé vers la partie supérieure gauche de l’écran. Désormais intitulé Nouveau, il contient des liens vers des écrans qui vous permettent de créer des enregistrements et des transactions et d’effectuer d’autres actions (telles que l’ajustement de l’inventaire).

Une fois que vous êtes dans un écran de travail, QuickBooks en ligne utilise une combinaison de listes, de graphiques, de menus déroulants et de liens pour ses opérations. Bien que le site soit conçu pour les non-comptables, les nouveaux utilisateurs auront probablement des questions.

Les fichiers d’aide en ligne du site se sont améliorés au cours de l’année dernière, mais ils ne sont toujours pas aussi bons que ceux de Xero, par exemple.

La communauté Web et l’assistance par chat / e-mail sont utiles, mais le site est suffisamment complexe pour qu’une assistance en ligne plus ciblée soit justifiée. J’espère que l’entreprise continuera à améliorer cet élément critique. Certains utilisateurs peuvent avoir besoin de l’assistance personnelle d’un comptable ou de l’un des ProAdvisors certifiés par QuickBooks, les deux entraînant des frais supplémentaires.

Ventes et dépenses dans QuickBooks

Une fois que vous cliquez sur un lien dans la barre de navigation, vous trouvez généralement une autre série de liens de navigation qui divisent les fonctions de cette zone en sous-ensembles d’outils et de données.

Par exemple, si vous cliquez sur Ventes, cinq options s’affichent. Le premier est un aperçu des ventes qui affiche des graphiques de revenus et de factures et divers liens vers des tâches de configuration supplémentaires, ainsi que quelques raccourcis vers les écrans de transaction.

Cliquez sur «Toutes les ventes » et l’écran affiche une barre multicolore en haut qui vous donne des informations instantanées sur l’état de vos comptes clients. Il vous indique le nombre d’estimations en attente que vous avez émises, ainsi que le montant total en euros. Il en est de même pour les activités non facturées, les factures ouvertes et en souffrance et les factures payées dans les 30 derniers jours. Lorsque vous cliquez sur un onglet dans la barre colorée, la liste ci-dessous change pour ne refléter que les transactions représentées par ces totaux.

Vous pouvez sélectionner un sous-ensemble de ces transactions et effectuer des actions par lots, comme l’impression de bons de livraison ou l’envoi de rappels. Vous pouvez également filtrer la liste des clients et accéder aux transactions sous-jacentes. Les deux dernières colonnes du tableau affichent l’état de l’entrée (par exemple, ouverte ou en retard) et un lien vers toutes les actions associées, telles que Recevoir un paiement ou Envoyer un rappel. Vous pouvez exporter la liste vers Excel ou l’imprimer, et vous pouvez modifier ses colonnes.

L’onglet suivant dans la zone Ventes ouvre une liste de factures, et le suivant, vos clients. Vos produits et services apparaissent sous forme de liste lorsque vous cliquez sur le dernier onglet. Les tableaux de ces trois domaines ressemblent à ceux de la section Toutes les ventes: des listes interactives de données avec des liens vers des actions supplémentaires. Le module Ventes est l’ensemble d’écrans le plus fréquenté de QuickBooks, et c’est compréhensible. Les PME ont besoin d’informations détaillées et à jour sur l’évolution de leurs efforts de vente.

La zone Dépenses / Fournisseurs fonctionne de manière similaire, bien qu’elle concerne des transactions telles que les bons de commande et les factures. Et, bien sûr, ses options d’action sont différentes.

Enregistrements de données

L’un des avantages de l’utilisation d’une application de comptabilité en ligne est qu’une fois que vous entrez un peu d’informations, vous devez rarement les saisir à nouveau. Par exemple, si vous créez des enregistrements contenant des détails sur les clients et les fournisseurs, les produits et les services, vous pouvez accéder à ces enregistrements lorsque vous créez des transactions et des rapports. QuickBooks n’a d’égal que Zoho Books en ce qui concerne la rigueur et la flexibilité de ses modèles d’enregistrement, bien qu’il comporte moins de champs personnalisés que Zoho Books.

Au-delà de leurs champs d’informations de contact, les modèles d’enregistrement client contiennent des sections à onglets pour les notes, les informations fiscales, les préférences de paiement et de facturation, les pièces jointes et les champs personnalisés. Intuit a ajouté un nouvel onglet de langue il y a quelques années, car vous pouvez désormais créer et envoyer des formulaires de vente dans l’une des six langues. Une fois que vous avez terminé un enregistrement, le site affiche ces informations et plus encore dans une sorte de page d’accueil pour chaque client. Vous pouvez basculer entre une liste de transactions interactive (la dernière colonne du tableau contient des liens vers des actions que vous pouvez entreprendre), des projets associés, des détails sur le client et, nouveauté cette année, des frais de retard. Celles-ci ne sont pas aussi détaillées que les pages clients de Zoho Books, mais elles couvrent bien plus que les bases.

Les enregistrements des fournisseurs sont traités de la même manière. Ils peuvent contenir des numéros de compte, des conditions, des taux de facturation et des soldes d’ouverture. Les enregistrements de produits sont parmi les meilleurs des services de comptabilité. Ils proposent des modèles individuels pour les pièces, les services et les lots (assemblages) en stock et hors stock. Les modèles d’enregistrement répertorié des champs pour les ventes d’articles et les informations d’achat, avec les coûts et les comptes correspondants. Si vous souhaitez suivre l’inventaire, vous pouvez entrer une quantité de départ disponible dans l’enregistrement, et QuickBooks se poursuit à le suivre, afin que vous sachiez quand réapprovisionner (ou arrêter de stocker des articles particuliers). Vous pouvez également voir combien d’articles figurent déjà sur les bons de commande. Si nécessaire, vous pouvez apporter des ajustements aux niveaux de stock.

Si vous avez créé des enregistrements de service en raison des offres de votre entreprise, vous pouvez suivre le temps facturable (et non facturable) sous forme d’activités uniques et / ou de feuilles de temps. Vous cliquez sur le lien + Nouveau en haut de la barre d’outils pour y accéder. Les enregistrements d’activités individuelles chronométrées sont exceptionnellement complets, avec des champs pour des détails tels que le nom de l’employé, le client / projet, le coût / taux et le statut taxable. Vous pouvez saisir les heures de début et de fin et les marquer comme facturables.

Le meilleur des deux mondes

QuickBooks supprime certaines des difficultés de l’une des tâches comptables les plus redoutées: le rapprochement comptable. Le site prend en charge le processus de rapprochement standard, dans lequel vous comparez votre relevé mensuel à ce que vous voyez en ligne et essayez de faire correspondre les deux chiffres de clôture. Pour simplifier ce processus, QuickBooks récupère maintenant vos relevés bancaires ainsi que vos transactions individuelles. Pourtant, cette corvée peut être tellement frustrante et longue que certaines entreprises paient leurs comptables pour le faire.

Comme beaucoup de ses concurrents, cependant, Intuit QuickBooks prend en charge ce que vous pourriez considérer comme une approche proactive. Autrement dit, vous pouvez rapprocher au fur et à mesure. Lorsque de nouvelles transactions sont transférées dans vos registres de compte à partir de votre banque, vous pouvez les vérifier et les ajouter, demander à Intuit QuickBooks en ligne de trouver une transaction correspondante dans vos enregistrements en ligne (comme un paiement pour une facture) ou les enregistrer comme des virements. Vous pouvez documenter davantage les transactions en spécifiant une catégorie (le site en devine une, mais ce n’est pas particulièrement bon pour cela), en la marquant comme facturable à un client et en fournissant des détails supplémentaires. La dernière version de QuickBooks en ligne vous permet d’effectuer une catégorisation par lots.

Calcul de la rentabilité du projet

Intuit a ajouté une nouvelle fonctionnalité à Intuit QuickBooks l’année dernière: la rentabilité du projet. Si vous documentez consciencieusement vos projets, vous pouvez voir le pourcentage de profit pour chacun à tout moment. Bien que Kashoo vous permette de suivre les coûts globaux du projet et que d’autres sites vous permettent d’attribuer des projets à des transactions, Intuit QuickBooks fournit la couverture la plus complète de cette tâche.

Connaître la rentabilité de chaque projet peut vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales à l’avenir en termes de variables telles que la tarification et la répartition du temps. Une fois que vous avez nommé un nouveau projet et désigné le client associé, vous affectez simplement des éléments (factures, paiements, dépenses, estimations, délais et factures) à des projets spécifiques.

QuickBooks en ligne crée une page d’accueil pour chaque projet, vous montrant, en un coup d’œil, quels sont ses revenus et dépenses actuels par catégorie. Outre cette vue d’ensemble, vous pouvez voir des listes de transactions et d’activités liées au temps, ainsi que des rapports de projet. Votre marge bénéficiaire apparaît toujours en haut de la page.

Rapports et application mobile

Aucun autre service de comptabilité ne fait des rapports aussi bien qu’Intuit QuickBooks, bien que Xero ait ajouté de nouveaux filtres à certains de ses modèles de rapports, et Zoho Books en propose à peu près autant (bien qu’ils ne soient pas aussi personnalisables). Intuit QuickBooks en ligne propose des dizaines de modèles de rapports exceptionnellement modifiables. La plupart sont des rapports standard qui sont décomposés en fonctions de base du site, telles que les ventes et les clients; les dépenses et les fournisseurs; comptes à recevoir et à payer; TVA et rapports comptables. Vous pouvez enregistrer les rapports modifiés; ceux-ci apparaissent dans une liste de rapports personnalisés. Et trois rapports de gestion fournissent des vues plus complexes de votre entreprise, de vos ventes et de vos dépenses.

Les applications Android et iOS d’Intuit ne répliquent pas absolument toutes les capacités de la version basée sur navigateur, mais elles fournissent des outils abrégés pour presque toutes les fonctions. Par exemple, il n’y a que deux rapports et les enregistrements client / fournisseur et produit ne sont pas aussi complets que dans la version complète. Cependant, ils contiennent des données historiques et des icônes d’action qui vous permettent d’appeler ou d’envoyer rapidement un e-mail à un contact. Vous ne pouvez pas créer ou gérer des projets et vous n’obtenez pas de vues interactives dans des domaines tels que les ventes et les dépenses. Les formulaires de transaction comme les factures, en revanche, sont presque aussi détaillés qu’ils le sont sur le bureau. Mais il y a beaucoup de choses qui ne sont pas là.

Il existe des différences mineures entre eux, mais les deux versions ont un aspect et un fonctionnement similaires dans la plupart des domaines. Leurs tableaux de bord sont cependant assez différents. Les deux affichent deux onglets, vous pouvez donc basculer entre les écrans Tableau de bord et Activité. L’application iPhone ressemble le plus à la version navigateur. Il contient trois des graphiques disponibles en ligne et une liste des soldes des comptes. La version Android affiche uniquement le graphique Profit et Pertes, les liens vers les factures ouvertes et les soldes des comptes.

Les deux versions vous permettent de naviguer à l’aide d’un écran plein de raccourcis. La plupart des écrans affichent également un signe plus pour ajouter rapidement des éléments tels que des enregistrements, des transactions et des comptes. Les applications utilisent des graphiques et des couleurs pour animer les écrans et mettre en évidence les données et fonctions importantes, ce qui les rend à la fois attrayantes et intuitives.

Paie et modules complémentaires

Intuit QuickBooks est le seul site examiné ici en plus de Sage 50cloud Comptabilité qui dispose d’une solution de paie associée intégrée à l’application de comptabilité elle-même. Il offre deux niveaux de paie intégrée en tant que modules complémentaires: Paie libre-service et Paie service complet.

La portée d’Intuit QuickBooks en ligne va bien au-delà de sa propre application de paie. Il prend en charge des centaines d’applications tierces qui étendent ses fonctionnalités intégrées. Il y a de bonnes chances que, s’il y a une tâche connexe que les modules de QuickBooks ne peuvent pas faire, il existe un module complémentaire qui le peut.

Conclusion

Intuit QuickBooks reste la meilleure application de comptabilité en ligne pour les petites entreprises, grâce à sa profondeur, sa flexibilité et son extensibilité. Il est facile à utiliser, bien conçu et conçu pour servir une grande variété d’utilisateurs. C’est également cher, cependant.